Dalam menjalankan manajemen garansi, memiliki warranty tracking software yang proper saat ini merupakan kebutuhan. Sebab dengan software ini perusahaan tak perlu lagi menyisir informasi garansi secara manual, yang kadang menghabiskan waktu dan tenaga.
Yuk ketahui lebih lanjut soal warranty tracking software dan kenapa keberadaannya begitu penting.
Table of Contents
Apa Itu Warranty Tracking Software?
Warranty tracking software adalah alat yang dirancang untuk membantu tim pemeliharaan mengelola dan melacak garansi. Alat ini akan mengumpulkan informasi garansi yang dilampirkan pada setiap produk dan menyimpannya di lokasi terpusat yang mudah diakses. Ini memberikan cara terpusat dan terorganisir untuk memantau informasi garansi.
Informasi yang dapat diperoleh seperti masa garansi, tanggal kadaluarsa, Pedoman pabrikan peralatan asli (OEM) untuk pemeliharaan, tanggal pembelian, tanggal pemeliharaan dan perbaikan serta log peralatan dan detail relevan lainnya.
Jenis Garansi Apa yang Dapat Dilacak dengan Warranty Software?
Warranty software dapat digunakan oleh tim maintenance untuk mengawasi beberapa jenis garansi, seperti:
- Aset tetap (misalnya kompresor atau mesin pembotolan)
- Aset yang berputar (misalnya motor atau pompa)
- Suku cadang dan perlengkapan (misalnya kipas angin)
- Perangkat keras dan perangkat cerdas (misalnya sensor atau sistem SCADA)
- Alat berat dan kendaraan (misalnya forklift, ekskavator, atau truk)
- Peralatan keselamatan dan APD (misalnya tali pengaman)
Memilih Warranty Tracking Software
Ada beberapa pilihan software yang dapat digunakan, tentunya masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
1. Computerized maintenance management system (CMMS)
Alat manajemen garansi seringkali disertakan dalam perangkat lunak CMMS, bersama dengan serangkaian fitur yang lebih komprehensif mencakup manajemen perintah kerja, analisis pemeliharaan, dan manajemen inventaris.
Meskipun alat pelacakannya tidak sekuat sistem lainnya, CMMS memberikan semua yang dibutuhkan tim pemeliharaan untuk merencanakan, melacak, dan mengoptimalkan pemeliharaan sekaligus menangkap informasi dasar garansi.
2. Specialized warranty software
Sistem manajemen garansi semacam ini dirancang khusus hanya untuk melacak informasi garansi. Software ini memiliki semua alat yang diperlukan untuk melacak garansi dan seringkali bersifat customizable (dapat disesuaikan). Namun, sistem tersebut terbatas pada pengelolaan garansi, sehingga tim maintenance sering kali harus melengkapi dengan satu atau lebih sistem lain.
3. Enterprise resource planning (ERP)
ERP memiliki semua fitur dan kemampuan yang dibutuhkan perusahaan dalam mengelola aset dan sumber dayanya, termasuk garansi. Tapi modul manajemen garansi pada ERP seringkali rumit dan mahal, sehingga sering kali menyebabkan rendahnya adopsi.
Bagaimana Tim Pemeliharaan Dapat Menggunakan Sistem Manajemen Garansi
Warranty tracking software tak cuma memungkinkan tim maintenance menemukan informasi tanpa harus menelusuri arsip, tapi juga 5 hal penting berikut.
- Membuat jadwal pemeliharaan preventif: software ini memberi template yang sempurna untuk membuat jadwal pemeliharaan dan menstandarkannya di seluruh shift dan lokasi.
- Mereka juga membantu Anda mendapatkan waktu yang Anda perlukan untuk pemeliharaan rutin dengan menunjukkan kerugian yang mungkin timbul jika perusahaan melewatkan inspeksi rutin.
- Standarisasi daftar tugas pemeliharaan preventif: Dengan menggunakan software pelacakan garansi, teknisi dapat menemukan pedoman perawatan, manual, dan prosedur operasi standar di lapangan, sehingga perbaikan dan inspeksi dilakukan dengan cara yang sama setiap saat.
- Membuat keputusan perbaikan atau penggantian: warranty tracking software dapat memberi tahu ketika peralatan garansi telah habis masa berlakunya. Sehingga, membantu tim menentukan apakah lebih hemat biaya untuk terus mengoperasikan dan memelihara peralatan atau membeli yang baru.
- Menjalankan analisis akar masalah yang efektif : software pelacakan garansi terkadang memungkinkan tim melacak catatan pemeliharaan peralatan. Catatan ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren kegagalan aset serta analisis akar permasalahan untuk kemudian dicari solusinya.
- Mengurangi biaya tenaga kerja dan kontraktor: warranty tracking software memberikan akses mudah ke dokumen garansi sehingga tim dapat membuat rencana yang sesuai, menghubungi penyedia layanan dengan cepat, dan membuat klaim garansi yang akan mengurangi biaya internal dan kontraktor.
Demikian penjelasan soal warranty tracking software dan kegunaannya. SIDIG sebagai all-in-one platform, menawarkan fungsi warranty tracking sekaligus mengotomasi proses keseluruhan manajemen garansi. Yuk pelajari aplikasi SIDIG di sini.
