Sistem Repair Management Terbaik di Indonesia

by gtEgaransi | Aug 18, 2023 | Repair Management System

Seiring waktu, aset fisik perusahaan bisa mengalami penurunan kualitas, error, bahkan rusak. Jika sudah demikian, maka restorasi alias perbaikan diperlukan. Dengan penerapan repair management system, aset yang ada bisa memiliki umur lebih panjang.

Apa itu repair management?

Repair management mengacu pada proses pengawasan dan koordinasi kegiatan terkait pemeliharaan peralatan, mesin, infrastruktur, atau aset lainnya dalam suatu perusahaan.

Ini melibatkan keseluruhan tahap perbaikan, mulai dari identifikasi kebutuhan perbaikan, pemantauan, hingga memastikan bahwa aset kembali ke kondisi operasional yang optimal seefisien mungkin.

Manajemen perbaikan biasanya mencakup aktivitas utama berikut:

• Maintenance Planning: melibatkan penjadwalan tugas pemeliharaan rutin, inspeksi, dan penilaian untuk mencegah kerusakan atau mengidentifikasi potensi kebutuhan perbaikan.
• Repair Request and Reporting: Pengguna atau karyawan melaporkan masalah atau kegagalan fungsi ke departemen yang bertanggung jawab untuk mengelola perbaikan. Informasi mendetail tentang masalah, dokumentasi pun dikumpulkan.
• Assessment and Evaluation: Masalah yang dilaporkan dinilai dan dievaluasi untuk menentukan ruang lingkup dan tingkat keparahan perbaikan yang diperlukan.
• Resource Allocation: Setelah kebutuhan perbaikan dinilai, sumber daya yang sesuai seperti tenaga kerja, bahan, alat, dan peralatan dialokasikan untuk melakukan perbaikan.
• Repair Execution: Pekerjaan perbaikan dimulai mengikuti prosedur yang ditetapkan. Mulai dari pemecahan masalah, mengganti komponen yang rusak, melakukan perbaikan, atau bahkan perombakan besar-besaran.
• Monitoring and Tracking: Selama proses perbaikan, kemajuan dipantau dan dilacak untuk memastikan penyelesaian tepat waktu. Ini mungkin melibatkan pendokumentasian aktivitas perbaikan, pelacakan status perbaikan, dan pemutakhiran catatan atau database yang relevan.
• Quality Assurance: Pemeriksaan jaminan kualitas untuk memastikan aset sudah berfungsi dengan baik dan memenuhi standar yang dipersyaratkan.
• Documentation and Reporting: Dokumentasi lengkap tentang proses perbaikan, termasuk catatan perbaikan yang dilakukan, suku cadang pengganti yang digunakan, biaya yang dikeluarkan, dan informasi terkait lainnya, disimpan.
• Preventive Maintenance: Selain perbaikan, manajemen perbaikan sering mencakup kegiatan pemeliharaan, mulai dari inspeksi rutin, servis, dan perbaikan proaktif dijadwalkan untuk mengatasi potensi masalah sebelum menyebabkan kerusakan gawat.

Apa Itu Repair Tracker?

Repair tracker atau pelacak perbaikan adalah komponen penting dari repair management. Ini adalah alat yang digunakan untuk memantau dan mengelola progress perbaikan dengan mudah karena memberikan visibilitas real-time. Repair tracker umum digunakan di berbagai industri, seperti customer support, pemeliharaan peralatan, dan bengkel otomotif.

Fitur utama dan fungsi repair tracker termasuk:

• Request Submission: Pengguna dapat mengirimkan permintaan perbaikan melalui pelacak, memberikan detail tentang perbaikan yang diperlukan, seperti jenis masalah, lokasi, dan informasi atau lampiran apa pun yang relevan.
• Work Order Generation: Setelahnya request submission dikirim, repair tracker menghasilkan perintah kerja yang berisi semua informasi untuk proses perbaikan.
• Progress Tracking: Melihat status perbaikan saat ini, perkiraan waktu penyelesaian, dan pembaruan atau catatan apa pun yang diberikan oleh teknisi atau tim pemeliharaan yang ditugaskan.
• Assignment and Scheduling: Manajer untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan menjadwalkan perbaikan berdasarkan prioritas, ketersediaan, dan keahlian.
• Communication and Notifications: Pengguna dapat menerima pemberitahuan atau pembaruan tentang status permintaan perbaikan mereka, dan teknisi dapat memberikan pembaruan atau meminta informasi tambahan jika diperlukan.
• Documentation and Notes: Perekaman hingga pencatatan informasi penting terkait perbaikan, mencakup diagnosis, suku cadang yang digunakan, perbaikan yang dilakukan, biaya yang dikeluarkan, dan dokumentasi terkait lainnya.
• Reporting and Analytics: Manajer membuat laporan tentang metrik perbaikan, seperti waktu penyelesaian perbaikan, biaya, dan indikator kinerja.
• Integration with Other Systems: Repair tracker dapat diintegrasikan dengan sistem atau database lain, seperti manajemen inventaris, manajemen aset, atau perangkat lunak akuntansi, untuk merampingkan proses perbaikan dan memastikan pelacakan sumber daya dengan biaya yang akurat.

Repair Management Software

Pengelolaan perbaikan aset sangat erat dengan sifat tugas yang berulang serta proses administratif, yang jika dikerjakan manual dapat memperlambat tindakan restorasi. Karena itu, penggunaan repair management software menjadi pilihan tepat.

Repair management software adalah sistem berbasis cloud yang dirancang untuk membantu mengelola dan merampingkan operasi perbaikan dan pemeliharaan. Ini membantu melacak, menjadwalkan, dan mengelola tugas pemeliharaan, perbaikan peralatan, dan aktivitas terkait lainnya dengan lebih efisien.

Fitur Repair Management Software

Sebuah repair management software biasanya mencakup berbagai fitur dan fungsi untuk merampingkan dan mengoptimalkan proses perbaikan, seperti:

1. Repair Request Management
2. Work Order Generation
3. Scheduling and Assignment
4. Communication and Collaboration
5. Inventory Management
6. Reporting and Analytics
7. Maintenance History Tracking, dan lainnya.

Tentunya, fitur khusus yang ditawarkan dapat bervariasi tergantung pada penyedia software dan kebutuhan industri.

Apa Saja Sih Manfaat Menggunakan Repair Management Software?

Sistem ini memecahkan banyak masalah yang kerapa dihadapi tim servis dan purna jual saat mengelola permintaan pemeliharaan dan perbaikan. Berikut manfaat utama yang bisa diperoleh:

1. Membantu mengatur semua informasi perbaikan dan tugas.
2. Melacak kemajuan dan pembaruan secara real-time.
3. Mengotomatiskan tugas berulang dan meningkatkan komunikasi antar tim.
4. Mengoptimalkan manajemen inventaris dan menghemat biaya transport teknisi.

Secara keseluruhan, repair management software membantu bisnis dalam merampingkan proses maintenance dan repair, menghindari waktu henti, meningkatkan kinerja aset, dan mencapai pengendalian biaya yang lebih baik.