Return Merchandise Authorization (RMA) adalah sistem yang umum diadopsi atau digunakan oleh banyak perusahaan untuk memproses dan mengelola pengembalian serta penggantian produk secara efektif.
Mulai dari pembuatan awal RMA hingga pengiriman produk baru atau yang sudah diperbaiki, optimalisasi alur kerja adalah kunci keberhasilan operasi 3PL (third-party logistics).
Tetapi supply chain management sudah cukup rumit dalam hal mengatur distribusi produk, sehingga kendala dalam hal manajemen pengembalian bisa saja muncul. Terlebih jika tidak ada komunikasi internal dan software manajemen pengembalian yang kompeten.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas masalah umum dalam proses alur kerja RMA serta beberapa solusi untuk masalah tersebut. Mari Simak!
1. Desain Antarmuka yang Kacau
Kesederhanaan adalah kunci dalam hal antarmuka pengguna dan pengalaman pengguna software RMA . Keluhan umum dari pengguna software mencakup tombol menu yang rumit, alat yang sulit dipahami, dan navigasi katalog yang tidak jelas atau ambigu.
Antarmuka pengguna perangkat lunak manajemen layanan pengembalian harus mudah digunakan namun tetap mampu memenuhi kebutuhan kompleks seperti pembuatan tiket klaim garansi.
2. Kurangnya Bantuan Manajemen Inventaris
Antara pemberi otorisasi, penyedia layanan, dan konsumen, ada banyak titik di mana tiket SKU atau RMA bisa salah tempat atau hilang sama sekali. Jika software yang Perusahaan gunakan saat ini tidak memiliki otomatisasi manajemen inventaris atau fitur intuitif lainnya, itu pertanda bahwa inilah saatnya untuk beralih ke software lain.
Manajemen inventaris yang memadai akan menghindarkan penyedia layanan dari stres dan biaya tak terduga.
3. Informasi Pelanggan Tidak Akurat atau Tidak Lengkap
Tidak ada yang lebih mengganggu alur kerja internal selain hilangnya informasi pelanggan. Tentu saja, Anda mungkin dapat mengetahui perjalanan pengembalian barang tersebut, namun ketika tiba waktunya untuk memberitahu pelanggan bahwa barang baru atau barang yang diperbaiki telah selesai, apakah Anda memiliki informasi kontak yang benar?
Data pelanggan nampaknya merupakan hal paling sederhana yang seharusnya disimpan dalam sistem. Namun faktanya, data pelanggan yang tidak akurat adalah masalah umum bagi banyak Perusahaan, terutama di dunia ritel.
Dari klaim garansi hingga penerapan promosi email, keberhasilan pemrosesan tugas administratif sangat bergantung pada kemampuan CRM perangkat lunak Anda. Pastikan portal manajemen pelanggan Anda menampung alamat dan detail kontak yang akurat. Ketidakmampuan untuk menyimpan informasi ini secara akurat dapat menyebabkan kegagalan notifikasi SMS dan hubungan pelanggan yang buruk.
4. Tidak Ada Pelacakan Tiket
Pembaruan pelacakan tiket harus dapat dilihat oleh semua orang dalam proses alur kerja dan seterusnya. Itu termasuk pemberi izin, sesama penyedia layanan, kurir, dan pelanggan.
Karenanya, sistem tanpa kemampuan pelacakan adalah cara cepat menuju hubungan pelanggan yang buruk dan keretakan kemitraan. Saat tiket dibuat, perjalanannya harus terlihat dari penerimaan hingga pengiriman dan detail barang harus mudah diakses di sistem.
Jika software RMA dioptimalkan dengan tepat, fitur pelacakan tiket akan terintegrasi dengan data CRM, memungkinkan memicu pemrosesan status alur kerja untuk kemudian mengirimkan pemberitahuan email dan SMS. Contoh pemicu status ini mencakup pembaruan kemajuan, permintaan, pembaruan penyelesaian, dan penerimaan RMA.
Demikian beberapa masalah umum dalam proses alur kerja RMA yang bisa ditangani menggunakan software.
Jika perusahaan Anda berkecimpung dalam dunia logistic yang membantu Perusahaan melakukan tugas seputar supply chain management, maka harus responsif terhadap permintaan pelanggan dan pemberi otorisasi dengan menyediakan berbagai kemampuan teknis dan integrasi internal.
