Dengan semakin berkembangnya teknologi dan maraknya transformasi digital, banyak sekali aktivitas bisnis yang beralih dari sistem manual ke sistem digital. Banyak developer yang membuat berbagai software aplikasi sesuai dengan kebutuhan pasar yang tentunya memadai untuk berbagai kepentingan user.
Sistem manajemen e-warranty adalah salah satu teknologi terkini yang digunakan oleh perusahaan untuk mengelola klaim garansi secara online. Dengan kemajuan teknologi informasi dan internet, banyak perusahaan telah beralih dari sistem klaim garansi tradisional yang memerlukan dokumen fisik untuk menukar barang rusak dengan sistem klaim online yang lebih efisien dan mudah diakses oleh konsumen.
Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang sistem manajemen e-warranty, bagaimana sistem ini bekerja, manfaatnya, dan mengapa semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem manajemen e-warranty.
Apa itu E-Warranty?
E-warranty adalah sistem garansi digital, yaitu sebuah tipe garansi yang ditawarkan dan dikelola dalam bentuk elektronik. Biasanya e-warranty melibatkan penggunaan metode dokumentasi dan komunikasi digital untuk menyediakan dan mengelola layanan garansi. Aktivitasnya yaitu seperti pengiriman dokumen salinan digital, proses registrasi online, dan komunikasi virtual antara penyedia garansi dan konsumen.
Teknologi jelas menyederhanakan pekerjaan kita dan membuat banyak hal lebih mudah diakses, efisien, dan akurat. Banyak perusahaan sudah beralih ke sistem manajemen garansi digital. Garansi digital menjadi sebuah solusi yang memudahkan konsumen, manufaktur, dan ritel untuk memproses klaim garansi.
Cara Kerja dan Manfaat Sistem E-Warranty
Secara keseluruhan, e-warranty menjadi sangat populer seiring dengan banyak bisnis dan konsumen yang menyambut hangat keberadaan teknologi digital untuk mengelola pembelanjaan mereka dan layanan-layanan terkait lainnya. Biasanya, garansi digital difasilitasi dan dikonfirmasi via SMS, WhatsApp, atau email.
Berikut proses-proses umum yang terlibat dalam sistem garansi digital:
- Pembelanjaan: konsumen membeli produk yang menyediakan e-warranty. Garansi tersebut mencakup kartu fisik garansi atau notifikasi elektronik di mana registrasi garansi bisa diselesaikan secara online.
- Registrasi: konsumen mengunjungi website manufaktur atau website pihak ketiga yang menyediakan garansi untuk meregistrasi produk yang mencakup informasi dasar seperti nomor seri, tanggal pembelian, dan detail relevan lainnya.
- Konfirmasi: setelah menyelesaikan proses registrasi, konsumen akan menerima konfirmasi lewat email atau notifikasi lain menyatakan bahwa e-warranty sudah aktif.
- Klaim: jika produk ada masalah yang tercakup dalam garansi, konsumen bisa menginisiasi klaim online dengan menyediakan informasi masalah atau kerusakan dan dokumentasi pendukung seperti foto atau nota.
- Resolusi: penyedia garansi mengulas klaim dan melakukan entah persetujuan atau penolakan garansi berdasarkan ketentuan garansi. Jika penyedia garansi menyetujui klaim garansi, maka kemudian akan diinstruksikan supaya konsumen mengembalikan produk untuk perbaikan atau penggantian.
E-warranty menawarkan beberapa manfaat seperti registrasi garansi yang lebih nyaman dan cepat, proses klaim yang lebih cepat, meningkatkan pelacakan produk, dan mengurangi biaya sehubungan dengan printing dan pengiriman dokumen garansi fisik. E-warranty juga bisa menawarkan fitur tambahan seperti registrasi produk secara otomatis dan perpanjangan perlindungan garansi.
Mengapa Penting untuk Beralih ke Sistem E-Warranty?
Saat ini sudah banyak perusahaan yang meninggalkan sistem garansi cara lama karena mereka sudah merasakan banyaknya manfaat dari pengaplikasian e-warranty. Berikut beberapa alasan mengapa banyak perusahaan beralih ke sistem e-warranty:
- Akses yang Mudah
E-warranty jelas mengeliminasi metode garansi fisik menggunakan kertas, sehingga lebih ramah lingkungan. Selain itu, proses klaim garansi menjadi lebih langsung dan bisa dilakukan kapan saja. Konsumen tidak perlu mencari-cari kartu garansi. Dengan sistem elektronik yang bisa diakses online, tentu segala proses bisa dilakukan lebih mudah dan cepat.
- Komunikasi Langsung dengan Manufaktur
Garansi digital juga memfasilitasi konsumen untuk terhubung langsung dengan manufaktur produk. Garansi digital memungkinkan manufaktur untuk berkomunikasi dengan pengguna akhir, sehingga klaim garansi jadi lebih mudah.
- Klaim Garansi Bisa dari Mana Saja
Selama prosedur klaim garansi, konsumen mungkin ingin mengklaim garansi dari tempat berbeda, bukan di tempat di mana dia membeli produk. Solusi garansi digital membantu mengatasi masalah ini karena klaim garansi bisa dilakukan dengan scanning QR code. Sehingga prosesnya bisa dilakukan secara online dari mana saja.
- Lebih Aman
Ada fitur kode QR di mana manufaktur bisa memberitahu mereka bahwa mereka telah membeli produk original dan otentik dari manufaktur otentik. Konsumen bisa memastikan bahwa produk yang dibeli asli, dan manufaktur bisa menerima informasi tentang setiap item otentik yang terjual di pasar. Dengan metode ini, konsumen tidak dapat berlaku curang terhadap manufaktur atau ritel dengan menunjukkan produk identik dan kartu duplikasi garansi. Manufaktur juga bisa memberitahukan periode garansi mereka kepada konsumen.
- Persetujuan Garansi Lebih Cepat
Segala aktivitas dan proses bisa dilakukan hanya dengan beberapa klik saja. Sehingga, proses persetujuan garansi pun bisa dilakukan dengan lebih cepat. Kebanyakan bisnis mempunyai perwakilan online karena keberadaan internet tentunya, sehingga proses pertukaran dan pengembalian produk yang cacat yang dilakukan secara online di dalam periode garansi dapat dimengerti dan dipahami dengan mudah.
Biasanya tim spesial akan didedikasikan untuk menangani tugas ini untuk mengatasi pertanyaan-pertanyaan konsumen dan menjelaskan proses klaim garansi. Proses klaim garansi menjadi sederhana dan cepat, serta persetujuan juga tidak tertunda.
Untuk urusan garansi digital, Sidig punya solusinya, nih. Sidig adalah sebuah portal distribusi all-in-one untuk bisnis Anda yang dapat mengoptimalkan manajemen supply chain dan layanan after sales produk yaitu e-warranty, sehingga mampu mendukung operasional bisnis dan pelaksanaan regulasi.
Sidig mempunyai beragam fitur seperti warranty activation, warranty wallet, remote warranty claim, dan masih banyak lagi fitur bermanfaat lainnya. Yuk, cek fitur Sidig selengkapnya di https://sidig.id/
