Garansi saat ini merupakan pelayanan purna jual yang memiliki peran krusial. Tak heran, perusahaan pun perlu berfokus pada warranty management system alias sistem manajemen garansi yang baik.
Pasalnya, garansi menjadi jaminan dari produsen atau penjual tentang kualitas dan layanan produk tertentu.
Pada layanan garansi, biasanya perusahaan memberikan beberapa kompensasi, seperti jasa perbaikan, penggantian suku cadang, hingga pengembalian uang, tentunya dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
Tapi tak cuma pelanggan yang bakal diuntungkan dengan adanya garansi, sebab produsen akan dapat menghindari risiko potensial dari cacat produk dan kerusakan.
Table of Contents
Warranty Management System dan Fungsinya
Warranty Management System merupakan suatu platform yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh proses layanan garansi. Ia menawarkan informasi lengkap yang terperinci kepada pengguna bisnis tentang data klaim garansi, garansi yang masih berlaku, penyelesaian klaim hingga pemulihan pemasok, yaitu pengembalian biaya dan mengembalikan produk yang rusak ke pemasok.
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Warranty Management System memberikan pelayanan yang cepat dan tepat dalam menangani klaim garansi. Hal ini membuat pelanggan merasa dihargai dan puas dengan layanan purna jual perusahaan.
Karena dengan kemudahan klaim garansi, bisa berefek pada pembentukan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang. Pelanggan akan merasa aman mengetahui produk yang mereka beli ada jaminan jika terjadi kerusakan.
2. Analisis data dan evaluasi
Warranty Management System juga berfungsi untuk menjadi alat analisis data yang mendalam, yang memudahkan perusahaan bisa mengambil tindakan untuk evaluasi.
Dengan data klaim yang terkumpul dalam sistem, perusahaan dapat menganalisis tren kerusakan dan mengidentifikasi masalah produk lalu melakukan perbaikan.
Jika ternyata klaim garansi dari pelanggan meningkat, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap supplier dan bagian produksi. Evaluasi secara rutin mampu mengurangi potensi kerugian pada perusahaan dan menjaga mutu produk.
3. Integrasi dengan pemasok
Selain data klaim yang tersaji detail, Warranty Management System memungkinkan komunikasi yang konsisten antara berbagai departemen dalam perusahaan maupun pemasok, sehingga informasi tentang persediaan suku cadang dan layanan perbaikan dan lainnya dapat dipantau dengan lebih baik.
Pentingnya Menggunakan Warranty Management System
Menilik dari fungsinya, warranty management system menawarkan beberapa manfaat untuk pelayanan garansi yang lebih nyaman dan cepat, antara lain:
1. Klaim garansi mudah dan bisa dari mana saja
Metode garansi fisik menggunakan kertas yang harus diproses secara manual tak diperlukan lagi. Dengan sistem elektronik yang bisa diakses online, pembeli tak perlu lagi dipusingkan dengan merawat Kartu Garansi.
Karena sistem online itu, proses klaim bisa dilakukan lebih mudah dan cepat dari mana saja. Konsumen bisa mengklaim ke cabang yang berbeda, bukan di tempat ia membeli produk.
Solusi garansi digital dari Sidig, membantu mengatasi masalah klaim garansi yang ribet karena klaim garansi bisa dilakukan dengan scanning QR code. Sehingga prosesnya bisa dilakukan secara online dan dari mana saja.
2. Persetujuan garansi lebih cepat
Karena segala aktivitas dan proses bisa dilakukan dengan beberapa klik saja, proses persetujuan garansi pun bisa lebih cepat.
Pelanggan dapat mengajukan klaim garansi melalui sistem. Klaim ini dapat melibatkan perbaikan, penggantian, atau layanan terkait garansi lainnya. Sistem mengelola seluruh proses klaim, mulai dari pengajuan hingga penyelesaian.
3. Lebih aman
Sistem sering menyertakan alur kerja validasi dan persetujuan untuk memastikan bahwa klaim garansi sah sebelum melanjutkan dengan perbaikan atau penggantian. Ini membantu mencegah penipuan dan penyalahgunaan jaminan.
Dengan Sidig misalnya, terdapat fitur kode QR di mana manufaktur bisa memberitahu bahwa pembeli telah membeli produk original. Sehingga pembeli tidak dapat berlaku curang dengan menunjukkan produk identik atau kartu garansi yang diduplikasi.
Sidig bisa menjadi solusi tepat bagi Anda yang membutuhkan warranty management system unggul. Sebab platform Sidig membantu mengelola garansi produk mulai dari pelacakan, pemrosesan, dan pengelolaan jaminan untuk produk yang diproduksi atau dijual perusahaan. Pelanggan pun dapat mengajukan klaim garansi menjadi lebih efektif dan efisien.
