Setiap bisnis yang melibatkan penjualan barang fisik pasti punya pergudangan barang di suatu tempat. Kemudian barang diletakkan di rak-rak dan ruang belakang dari outlet ritel. Barang-barang bisa juga disimpan di pusat distribusi di mana mereka menerima pesanan dari supplier atau pusat logistik di mana barang-barang tersebut lalu dikirimkan ke konsumen.
Dari waktu ke waktu semua ritel harus memverifikasi bahwa barang yang mereka punya di supply chain mereka cocok dengan apa yang dibutuhkan penjualan dan catatan inventaris dan barang tersebut harus ada di sana.
Inilah yang disebut stock audit. Merupakan hal penting untuk mengidentifikasi di mana angka tidak cocok, menginvestigasi mengapa dan meriset lebih jauh proses-proses dalam supply chain. Adanya ketidaksesuaian antara stok aktual dan jumlah penjualan yang tercatat mengindikasikan bahwa masalah tersebut bisa menjadi besar jika audit tidak segera dilakukan dan berdampak pada pemenuhan transaksi dan keputusan pembelian. Itulah mengapa stock audit adalah hal yang wajib banget.
Yuk, kita bahas lebih jauh proses stock audit yang lebih spesifik dan mempelajari mengapa stock audit itu penting untuk dilakukan. Simak artikel ini sampai bawah, ya.
Table of Contents
Apa itu Stock Audit?
Stock audit punya nama lain atau juga biasanya disebut audit inventaris. Stock Audit adalah proses verifikasi apakah barang-barang yang secara fisik tersedia di pergudangan toko cocok atau sesuai dengan hasil yang tercatat di registrasi stok.
Stock audit bisa dilaksanakan di dalam perusahaan atau via auditor dari luar yang bisa memastikan hasilnya transparansi secara maksimal. Apakah Anda sebaiknya mempekerjakan seorang profesional atau melaksanakan inventaris stok sendiri tergantung pada Anda sendiri dan disesuaikan dengan kebutuhan, kecuali audit adalah bagian dari aturan tertentu atau prosedur berlisensi.
Dalam kasus ini, spesifikasi prosedur bergantung pada legislasi negara di mana perusahaan Anda dan/atau pergudangannya terdaftar.
Mengapa Stock Audit Penting?
Setiap bisnis yang bergantung pada barang-barang fisik harus familiar dengan pengadaan audit inventaris. Stock review khususnya penting untuk operasional e-commerce karena produk-produk mereka bisa tercecer secara global lintas gudang dan fasilitas logistik yang bervariasi. Di sinilah, stock audit merupakan satu-satunya cara untuk melacak dan mengelola semua produk secara efisien.
Berikut adalah beberapa manfaat utama dari stock audit:
- Untuk Penghitungan Keuntungan
Auditing inventaris secara langsung berkaitan dengan kalkulasi profit. Jika beberapa item perusahaan hilang atau salah letak, sama saja seolah-olah uang perusahaan juga hilang atau salah tempat. Itulah mengapa berinvestasi pada inventaris yang tepat waktu sangat dibutuhkan untuk tujuan akuntansi dan membuat pernyataan untung dan rugi.
- Untuk Kesehatan Keuangan Bisnis
Stock audit dapat membantu meningkatkan kesehatan finansial bisnis. Dengan melakukan analisa menyeluruh dari status terkini atas barang-barang fisik perusahaan dan frekuensi pembelian konsumen, perusahaan bisa memperoleh insight tentang bagian-bagian dari inventaris yang hampir tidak terjual ataupun underperform.
- Mencegah Tindak Kecurangan dan Pencurian
Manajemen inventaris membantu perusahaan mencegah atau mengidentifikasi kecurangan dan/atau pencurian. Jika stock audit mengungkapkan ketidaksesuaian antara barang-barang yang tercatat dan ekuivalen fisiknya, hal tersebut bisa saja merupakan hasil dari aspek yang kurang menguntungkan dari penyimpanan inventaris.
Dengan begitu, stock audit bisa jadi adalah salah satu prosedur terpenting dalam bisnis seiring dengan hasilnya yang mewakili status finansial terkini dari perusahaan. Yang terpenting adalah stock audit yang menyeluruh bisa membantu perusahaan mengatasi isu yang ada dan mencegah masalah yang mungkin terjadi di masa depan.
Proses Stock Audit
Bisa dikatakan tidak ada standar yang mengatur pelaksanaan audit dan detailnya pun akan bervariasi dari satu operasi ke operasi lainnya. Ada beberapa tahap dan aktivitas yang biasa dilakukan saat proses audit:
1. Memprediksi demand dan penyetokan barang
Hal terburuk yang bisa terjadi selama proses audit inventaris adalah kehabisan stok. Perusahaan pasti tidak menginginkan seluruh aktivitas operasional tertunda sementara melakukan proses audit. Ini tidak selalu bisa dan beberapa operasional kecil bisa jadi harus berhenti untuk seharian. Namun, hal ini bisa menjadi langkah yang berisiko. Itulah mengapa penting untuk menggali lebih dalam data yang dimiliki untuk mengantisipasi demand di masa mendatang sebelum mengaudit.
2. Menghitung barang-barang fisik
Ada beberapa pendekatan dan metodologi yang berbeda-beda. Contohnya, perusahaan bisa melakukannya untuk mengaudit item satu persatu dan mencatat setiap hal yang ditemukan di rak pergudangan. Untuk membuat prosesnya lebih mudah, perusahaan bisa melakukan cut-off analysis di mana perusahaan menunda seluruh aktivitas bisnis selama proses audit, tapi akan ada beberapa kendala tentunya.
Sehingga, daripada seperti itu, perusahaan bisa mencoba melakukan penghitungan siklus di mana tidak mengharuskan Anda untuk menghitung seluruh stok sekali waktu. Dengan menghitung siklus, perusahaan bisa memilih tipe produk spesifik yang ingin diaudit selama kurun waktu tertentu. Hal ini mungkin akan punya konsekuensi jadi kurang akurat daripada penghitungan fisik secara komplit, tetapi gangguan pada operasional lebih sedikit.
Alternatif lainnya yaitu perusahaan bisa melakukan spot check audit di mana perusahaan hanya memverifikasi satu atau dua produk saja dengan tujuan untuk mengidentifikasi jika ada masalah tertentu dengan pencatatannya. Jika ketidaksesuaian tidak ditemukan, perusahaan bisa menyimpulkan bahwa sumber-sumber sudah ter-update dan stok lengkap.
Cara penghitungan barang bukan hanya terbatas tiga itu tadi, namun cara-cara di atas adalah metode yang paling umum.
3. Double-check hasil
Melakukan segalanya dua kali mungkin tampak seperti akan membuat kewalahan, namun double check dalam in-stock auditing adalah wajib hukumnya. Faktor human error cukup berperan dalam hal ini dan skala pekerjaan bisa jadi seringkali terlalu berlebihan untuk dipercayakan pada satu sumber saja. Itulah mengapa penting untuk cross-check hasilnya.
Perusahaan bisa melakukan mix and match teknik audit, menggunakan kode UPC atau QR untuk setiap item supaya proses lebih terdigitalisasi agar lebih mudah mengerjakan kedepannya, mempekerjakan tenaga khusus ― lagi-lagi, ada banyak sekali opsi yang bisa dipilih, yang penting pastikan penghitungan akhirnya seakurat mungkin.
4. Membandingkan hasil dengan catatan finansial
Setelah menghitung semua produk fisik yang dimiliki, maka saatnya untuk membandingkan hasilnya dengan catatan penjualan. Adanya ketidaksesuaian atau ketidakcocokan mensinyalkan untuk mulai memisahkan tugas dari pelacakan sumber masalah.
Tantangan dan Solusi dalam Audit Inventaris
Berikut beberapa masalah yang umum terjadi saat audit inventaris:
- Manajemen stok cukup time-consuming
Aktivitas ini mensyaratkan banyak perhatian untuk detail dan tenaga kerja. Sebaiknya jadwalkan auditing dan atur waktu pastinya. Tergantung dari ukuran operasional bisnis, prosedurnya bisa memakan waktu antara beberapa hari sampai beberapa minggu.
- Tidak ada tinjauan inventaris yang real-time
Hal ini menyebabkan kebutuhan untuk melakukan verifikasi stok perlu dilakukan secara berkala. Jika melakukannya setiap minggu atau setiap bulan pasti akan sangat melelahkan, jadi pastikan saja bahwa jumlah item fisik cocok dengan dokumentasi penjualan paling tidak minimal dua kali setahun sehingga menghindarkan dari beberapa masalah serius.
- Prosedur audit tidak bisa diautomasi
Peran software khusus tentu akan sangat membantu dan merupakan sebuah solusi.
- Audit inventaris sering menghentikan operasional lainnya
Berhentinya opersional tertentu bisa menunda pengiriman barang yang menimbulkan ketidaknyamanan. Cara terbaik untuk mencegahnya adalah dengan menjadwalkan auditing, riset pasar tepat waktu, dan juga memprediksi demand.
Software aplikasi yang direkomendasikan untuk membantu proses audit yaitu Sidig. Aplikasi all-in-one Sidig mempunyai fitur-fitur seperti pelacakan produk, generate QR code, statistik penjualan, product allocation, dan masih banyak lagi; yang sangat mendukung untuk mempermudah proses stock audit. Pelajari selengkapnya dengan klik di sini.
