by gtEgaransi | Aug 25, 2023 | Computerized Maintenance Management System
CMMS — Definisi, Manfaat dan Bagaimana Ia Bekerja
Maintenance alias pemeliharaan menjadi pekerjaan penting bagi banyak perusahaan, terutama yang perlu mengelola banyak fasilitas atau aset. Untungnya meskipun manajemen pemeliharaan bukanlah hal yang sederhana, CMMS (Computerized Maintenance Management System) hadir untuk mempermudah.
Pasalnya, CMMS berguna untuk membantu tata kelola kegiatan maintenance perusahaan secara efektif dan efisien. Mari ketahui lebih lanjut soal definisi, manfaat dan cara kerjanya.
Definisi CMMS
CMMS adalah software yang dirancang untuk memusatkan informasi pemeliharaan sehingga bisa secara efektif melacak dan mengatur aktivitas pemeliharaan aset perusahaan.
Adanya CMMS membantu mengoptimalkan pemanfaatan dan ketersediaan peralatan fisik seperti kendaraan, mesin, komunikasi, infrastruktur pabrik dan aset lainnya. CMMS dapat diterapkan secara lokal atau sebagai layanan CMMS berbasis web yang dihosting oleh vendor luar.
Manfaat dari Computerized Maintenance Management System (CMMS) yang Tangguh
1. Menyimpan dan mengatur informasi aset
Informasi aset seperti model, merek, nomor seri, manual, riwayat kerja, informasi garansi, suku cadang yang diperlukan, dan dokumentasi lainnya akan terorganisir. Sehingga teknisi pemeliharaan dapat menggunakannya kapan pun mereka membutuhkan.
2. Menyederhanakan tugas pemeliharaan terjadwal dan darurat
Solusi CMMS yang tangguh membantu merencanakan, menjadwalkan, dan melacak tugas pemeliharaan, aktivitas, dan inspeksi. Sehingga bisa mengatasi waktu henti yang terencana maupun tidak terencana.
3. Melacak suku cadang dan inventaris yang diperlukan
Karena semua informasi disimpan di lokasi terpusat, teknisi pemeliharaan bisa selalu mengecek ketersediaan suku cadang. Sehingga bisa mengatur kapan harus pesan ulang sehingga jumlah suku cadang selalu memadai.
Bagaimana Sebuah CMMS yang Handal Membantu Bisnis Memiliki Performa Pemeliharaan Lebih Baik
salah satu cara yang teruji dan benar untuk membuat pemeliharaan lebih baik dan efisien adalah dengan menggunakan alat yang berfungsi dengan baik serta membantu kerja manual.
Memproses secara manual setiap pemeliharaan preventif, perbaikan, atau laporan akan memakan waktu lebih lama dan menyebabkan waktu henti serta biaya tambahan.
CMMS yang unggul memberi kemampuan untuk membuat daftar periksa pemeliharaan, alur kerja, template pelaporan, dan lainnya untuk membuat tugas lebih mudah dan cepat.
Karena membuat data terkumpul secara digital, setiap orang dapat mengakses informasi yang sama, mengikuti praktik terbaik yang sama, dan menyelesaikan pekerjaan secepat mungkin.
Fitur dan Fungsionalitas: Apa Saja yang Harus Saya Cari saat Memilih CMMS?
Saat memilih CMMS ada beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan. Inilah beberapa yang harus Anda cari, antara lain:
- User Interface atau antarmuka sederhana: agar tim dapat dengan cepat beradaptasi menggunakannya.
- Manajemen perintah kerja: cari fitur yang menyederhanakan pembuatan, penugasan, pelacakan, dan penentuan prioritas perintah kerja.
- Aksesibilitas seluler: pastikan CMMS dapat diakses lewat perangkat seluler agar tim manajemen pemeliharaan bisa bekerja mobile.
- Skalabilitas: CMMS harus mengakomodasi kebutuhan Anda saat ini dan ekspansi di masa depan.
- Kustomisasi: CMMS yang dapat menyesuaikan dengan alur kerja yang sudah ada penting untuk mengoptimalkan proses pemeliharaan.
- Keamanan: CMMS perlu memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data Anda.
- Dukungan dan Pelatihan: Pertimbangkan soal customer care dan opsi pelatihan yang disediakan oleh vendor untuk memastikan tim Anda dapat menggunakan CMMS secara efektif.
- Biaya: Evaluasi total biaya kepemilikan, termasuk biaya lisensi, pemeliharaan, dan biaya tambahan apa pun untuk penyesuaian atau integrasi.
Sederet Manfaat Menggunakan CMMS
Selain memastikan aset tetap beroperasi, penerapan CMMS yang kuat dapat menawarkan banyak manfaat bagi perusahan di berbagai industri, seperti:
- Peningkatan Keandalan Peralatan: Dengan menjadwalkan dan melakukan tugas pemeliharaan preventif, CMMS membantu mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan, sehingga meningkatkan keandalan peralatan secara keseluruhan.
- Penghematan Biaya: CMMS membantu perusahaan mengurangi biaya pemeliharaan dengan mengoptimalkan jadwal pemeliharaan, meminimalkan perbaikan darurat, dan memastikan bahwa sumber daya pemeliharaan digunakan secara efisien.
- Pelaporan dan Analisis: CMMS menyediakan data dan laporan berharga mengenai kinerja peralatan, riwayat pemeliharaan, dan biaya. Data ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan perbaikan berkelanjutan.
- Akses Jarak Jauh: Banyak solusi CMMS modern menawarkan akses berbasis cloud, memungkinkan tim pemeliharaan mengakses informasi dan mengelola perintah kerja dari mana saja, sehingga meningkatkan fleksibilitas.
- Mengotomatiskan Permintaan Pekerjaan: CMMS menghilangkan semua langkah tambahan dengan mengotomatiskan proses permintaan pekerjaan. Tidak ada waktu yang terbuang untuk menerjemahkan perintah kerja, melacak operator, atau membuka-buka lemari arsip.
- Mengumpulkan Pembaruan Perintah Kerja secara real-time: CMMS menyediakan pembaruan perintah kerja secara real-time, seperti status prioritas, siapa yang ditugaskan padanya, dan berapa lama waktu yang diperlukan, sehingga dapat mengalokasikan sumber daya tambahan jika diperlukan.
Apa Perbedaan Antara Software CMMS dan EAM?
Meski sama-sama berguna untuk mengelola pemeliharaan dan aset perusahaan, namun keduanya memiliki tujuan dan karakteristik yang berbeda.
- CMMS berfokus pada tugas pemeliharaan dan manajemen perintah kerja. Ini membantu perusahaan secara efisien menangani operasi pemeliharaan, penjadwalan pemeliharaan preventif, dan biaya terkait pemeliharaan.
- CMMS cenderung lebih sederhana dan sering digunakan oleh perusahaan skala kecil hingga menengah. Sangat cocok untuk bisnis dengan fokus utama pada pemeliharaan.
- EAM (Enterprise Asset Management) di sisi lain memiliki skala yang lebih luas mencakup seluruh siklus hidup aset, termasuk akuisisi, pemanfaatan, pemeliharaan, dan pelepasan. Ini menekankan pelacakan aset yang komprehensif, analisis kinerja, dan integrasi dengan berbagai sistem perusahaan.
- EAM biasanya dipilih oleh perusahaan besar dengan portofolio aset yang beragam dan kebutuhan manajemen aset yang kompleks, namun seringkali memerlukan biaya awal yang lebih tinggi.
Demikian ulasan mengenai CMMS, mulai dari definisi, manfaat dan bagaimana software ini bekerja. Dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan CMMS, aktivitas maintenance akan mudah dilaksanakan mulai dari proses permintaan, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan hingga penyimpanan laporan.
Software ini sangat penting bagi Perusahaan yang ingin menjaga keandalan aset sehingga dapat dipertahankan atau bahkan ditingkatkan. Penggunaan suku cadang serta sumber daya manusia juga dapat terpantau dengan baik sehingga mampu menekan biaya.
Meskipun ada banyak solusi CMMS yang tersedia, SIDIG merupakan salah satu yang paling unggul karena beberapa alasan. Pertama, SIDIG adalah solusi CMMS yang sepenuhnya dapat disesuaikan
by gtEgaransi | Aug 25, 2023 | Computerized Maintenance Management System
Inti dari CMMS adalah database. Ini memiliki model data yang mengatur informasi tentang aset yang harus dipelihara oleh tim pemeliharaan, termasuk peralatan, bahan, dan sumber daya lainnya.
Apa Itu Computerized Maintenance Management System (CMMS)
CMMS adalah software yang digunakan untuk memusatkan informasi pemeliharaan dan memfasilitasi proses operasi pemeliharaan. Software CMMS banyak digunakan di berbagai industri, seperti manufaktur, perawatan kesehatan, transportasi, dan manajemen fasilitas.
Bagaimana Cara Kerja CMMS?
CMMS bekerja dengan memusatkan informasi terkait peralatan, mesin, fasilitas, dan aktivitas pemeliharaan ke dalam platform digital. Pengguna dapat memasukkan data tentang aset, seperti spesifikasi dan Riwayat pemeliharaan. Kemudian, sistem penjadwalan dan melacak tugas pemeliharaan preventif dan korektif berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, seperti waktu, penggunaan atau kondisi.
Ketika tugas pemeliharaan sudah jatuh tempo, CMMS menghasilkan perintah kerja, menugaskannya ke teknisi, dan memberi mereka instruksi dan informasi rinci. Teknisi dapat memperbarui sistem dengan real-time progress, mendokumentasikan tugas yang diselesaikan, suku cadang yang digunakan, dan masalah apa pun yang dihadapi.
Sejarah CMMS
CMMS awalnya dikenal pada tahun 1960an sudah digunakan oleh perusahaan besar. Lalu pada tahun 1970an, sistem CMMS yang dulunya menggunakan kartu punch digantikan oleh daftar periksa yang dimasukkan ke dalam sistem CMMS oleh teknisi di akhir giliran kerja mereka.
CMMS baru memperoleh prevalensi yang lebih besar pada bisnis skala kecil dan menengah pada tahun 1980-1990an seiring dengan ukuran komputer yang semakin kecil dan distribusinya makin luas. Pada tahun 1990an, CMMS mulai berbagi informasi melalui jaringan area lokal atau LAN. Lalu munculnya internet pada tahun 2000-an memperluas kemampuan CMMS ke berbagai perangkat seluler, aplikasi lapangan, dan lokasi operasional.
Terkini CMMS generasi terbaru yang berbasis cloud dan mobile menawarkan fungsionalitas yang lebih besar, pemeliharaan yang lebih mudah, dan keamanan data yang lebih baik.
EAM vs. CMMS: Apa Bedanya?
Enterprise Asset Management (EAM) dan CMMS berkaitan erat namun memiliki fokus yang berbeda. EAM mencakup cakupan yang lebih luas, mengelola seluruh siklus hidup aset mulai dari akuisisi hingga pelepasan, termasuk aspek-aspek seperti manajemen keuangan dan perencanaan strategis.
Sedangkan CMMS berkonsentrasi pada aktivitas pemeliharaan, penjadwalan, perintah kerja, dan pelacakan. Meskipun EAM mencakup fungsi terkait aset yang lebih luas, CMMS secara khusus dirancang untuk menyederhanakan operasi pemeliharaan dan meningkatkan keandalan peralatan.
Apa Saja Manfaat CMMS?
Manfaat CMMS antara lain:
- Peningkatan efisiensi pemeliharaan
- Peningkatan visibilitas dan keandalan aset
- Pemeliharaan prediktif
- Manajemen tenaga kerja yang efektif
- Dokumentasi dan audit yang lebih akurat
- Komunikasi yang efisien
The Push to SaaS
Saat ini dalam memilih perangkat lunak manajemen aset, perusahaan semakin tertarik pada Software as a Service (SaaS). Sehingga ketika solusi CMMS dan EAM beralih ke SaaS, ini berarti kedua platform sedang bertransisi dari instalasi on-premise tradisional ke model berbasis cloud.
Dengan pendekatan teknologi Saas, ada beberapa keuntungan yang bisa didapat, antara lain:
- Karena di cloud hosting, CMMS menawarkan fleksibilitas untuk memperluas dan menyesuaikan dengan permintaan data.
- SaaS dapat membantu mengatasi tantangan kepegawaian dan sumber daya karena memerlukan intervensi dan dukungan TI yang jauh lebih sedikit dibandingkan penerapan di lokasi
- Versi dan fungsionalitas software mudah diperbarui, sehingga bisa mengintegrasikan teknologi baru dengan lebih cepat dan risiko lebih kecil.
Studi Kasus
Laboratorium Nasional Pacific Northwest (PNNL) menghabiskan jutaan dolar untuk membeli peralatan laboratorium. Lalu bagaimana ia dapat mengelola aset-aset penting ini secara efektif agar terus berfungsi dengan baik? Sebab karyawannya bergantung pada peralatan yang dikelola dan dipelihara dengan baik untuk mencapai tujuan penelitian mereka. Ini menjadikan manajemen aset yang efektif sebagai prioritas utama laboratorium.
Sebelumnya, PNNL mengandalkan gabungan perangkat untuk mengelola aset, fasilitas, dan layanan. Hasilnya adalah proses yang tidak efisien dan tidak konsisten, sehingga menyulitkan tim untuk memastikan bahwa aset digunakan dengan baik. Setelah membangun solusi baru yang merupakan platform terpusat untuk mengelola sekitar 40.000 aset, PNNL berhasil mengurai kompleksitas manajemen aset mereka sebelumnya. Alat ini menyediakan cara mudah bagi karyawan untuk mencari, melihat, dan mengelola informasi.
Di sisi lain dengan software tersebut, PNNL telah menetapkan serangkaian alur kerja untuk manajemen pekerjaan dan aset, mengotomatisasi dan menstandarisasi siklus hidup manajemen perintah kerja end-to-end.
Sidig Warranty Solutions
Tak dipungkiri, kompleksitas aktivitas pemeliharaan aset perusahaan saat ini bisa disederhanakan dengan CMMS. Alat yang memusatkan informasi dalam satu platform ini membantu perusahaan merencanakan, menjadwalkan, melacak, dan mengelola tugas pemeliharaan aset mereka, seperti peralatan, mesin, fasilitas, dan kendaraan.
Sidig Warranty Solutions, yang berwujud aplikasi web base menawarkan manfaat tersebut. Dengan modul yang bisa disesuaikan kebutuhan, software ini mempermudah aktivitas maintenance dan meningkatkan kualitas layanan perusahaan Anda. Mari konsultasikan kebutuhan Anda atau jadwalkan live demo produk dengan tim Sidig,
by gtEgaransi | Aug 24, 2023 | Return Merchandise Authorization
Untuk terus bersaing dan menjaga standar pelayanan, pengecer biasanya menawarkan pilihan untuk mengembalikan atau mengganti produk. Di sinilah Return Merchandise Authorization (RMA) berperan. Pasalnya, RMA membantu menyederhanakan dan mengatur pengembalian produk secara sistematis dan efisien.
Apa Itu RMA?
RMA termasuk aspek penting dari sistem manajemen garansi, terutama dalam konteks pengembalian dan perbaikan produk. RMA dapat dipahami sebagai proses yang digunakan oleh produsen, pengecer, dan penyedia layanan untuk mengelola pengembalian produk yang cacat atau tidak diinginkan dari pembeli berdasarkan garansi atau dalam periode pengembalian yang ditentukan.
Penerapan RMA memastikan bahwa pelanggan dan bisnis memiliki pemahaman yang sama mengenai kebijakan pengembalian dan membantu mencegah kecurangan. Singkatnya, arti RMA mencakup prosedur formal yang membantu bisnis dalam melacak barang yang dikembalikan. Ia juga mengotorisasi pengembalian dan mengelola seluruh pengembalian di seluruh rantai pasokan.
3 Manfaat Utama dari Pembenahan Alur Kerja RMA
Berkat menjamurnya belanja online lewat e-commerce selama beberapa tahun terakhir, membuat pemesanan produk dan proses pengembalian mengalami peningkatan yang luar biasa. Pengembalian barang kini menjadi sebuah harapan bagi pembeli, bukan sekadar solusi jika terjadi pembelian yang buruk.
Oleh karena itu, e-commerce yang tidak memiliki sistem manajemen pengembalian yang efisien akan tertinggal dalam perubahan pasar saat ini karena pengembalian telah menjadi bagian yang lebih penting dalam kesuksesan menjalankan bisnis ritel. Berikut manfaat jika sebuah perusahaan membenahi alur RMA mereka, antara lain:
1. Lebih Siap Menghadapi Masalah di Masa Mendatang
Tidak seorang pun ingin kembali mengalami masalah yang sama empat atau lima tahun ke depan. Otomatisasi menjadi kunci untuk pembenahan alur kerja RMA dalam jangka panjang. Sebab pemrosesan manual telah memberikan hasil yang membuat frustasi dan rumit. Otomatisasi mengubah bagian bisnis yang mahal ini menjadi pusat keuntungan.
Pengembalian otomatis membuat pengelolaan pengembalian lebih mudah dan memungkinkan pengecer meningkatkan proses pengembalian mereka secara drastis. Tak cuma menangani masalah pengembalian produk, otomatisasi RMA juga akan berefek baik pada hubungan pelanggan, pelaporan, dan manajemen inventaris.
2. Memiliki Mitra & Pelanggan yang Lebih Bahagia
Ketika operasional internal RMA berkembang pesat, pelanggan merchant akan merasakannya. Alur kerja yang dioptimalkan dapat dengan mudah mengurangi waktu tunggu bagi pelanggan dan meningkatkan visibilitas sehingga mereka dapat merasa tenang karena mengetahui pengembalian atau perbaikan telah dilakukan dan berada di tangan yang tepat.
3. Mengurangi Kehilangan Produk
Saat Anda mengoptimalkan proses RMA menggunakan alat dan sistem modern, kemungkinan kesalahan dalam pemrosesan berkurang. Sebab ini memungkinkan dalam pelacakan barang yang dikembalikan secara akurat, sehingga mengurangi risiko pengiriman barang pengganti yang salah atau pemrosesan pengembalian dana yang salah. Kemungkinan produk hilang di tengah jalan juga bisa dihindari.
Kesimpulan
Pemrosesan pengembalian manual adalah metode usang yang menghabiskan terlalu banyak waktu dan uang. Dengan mengoptimalkan RMA, penjual mendapatkan kontrol lebih besar atas manajemen pengembalian mereka dan mendapat berbagai manfaat nyata.
Meski pembenahan alur RMA terdengar kompleks dan membutuhkan waktu, bukan berarti lebih baik menundanya. Langkah pertama yang bisa dilakukan adalah dengan memilih software yang tepat. SIDIG sebagai all in one platform manajemen purna jual dan garansi produk dapat membantu dalam membenahi alur kerja RMA perusahaan Anda.
by gtEgaransi | Aug 23, 2023 | Manajemen Garansi
Teknologi menyebabkan gelombang transformasi digital dalam bisnis saat ini, dan manajemen garansi adalah bidang yang tidak boleh ketinggalan. Transformasi manajemen garansi itu kini dikenal dengan e-warranty. E-warranty, kependekan dari “electronic warranty”, mengacu pada versi digital atau elektronik dari garansi yang diberikan oleh produsen atau penjual untuk suatu produk atau layanan.
Sehingga alih-alih mendapat kartu garansi dalam bentuk kertas biasa, pembeli mungkin menerima jaminan elektronik dalam bentuk email, PDF yang dapat diunduh, atau akses ke portal online.
Tapi tak cuma itu saja kelebihan e-warranty. Baca terus untuk mengetahui lebih lanjut bagaimana e-warranty penting untuk pertumbuhan bisnis.
Lanskap Garansi Saat Ini
E-warranty sejalan dengan lanskap garansi bisnis sedang mengalami beberapa tren penting. Pertama, bisnis berinvestasi pada penawaran garansi yang lebih baik sebagai cara untuk membangun kepercayaan dan loyalitas konsumen. Hal ini mencakup proses klaim yang lebih sederhana, penyelesaian yang lebih cepat, dan dukungan yang dipersonalisasi.
Kedua, digitalisasi mengubah cara pengelolaan garansi.
Banyak bisnis yang mengadopsi platform digital untuk menangani pendaftaran garansi, klaim, dan komunikasi dengan pelanggan. Pergeseran ini meningkatkan efisiensi, memudahkan pelacakan informasi garansi, dan memungkinkan bisnis menawarkan layanan pelanggan yang lebih responsif dan nyaman.
Early Data-driven Warranty Re-invention
Early data-driven warranty re-invention mengacu pada praktik penggunaan analisis data dan wawasan (insight) untuk meningkatkan strategi dan kebijakan garansi. Hal ini melibatkan pengumpulan dan analisis data terkait kinerja produk, pola pemakaian produk oleh pelanggan, hingga klaim garansi untuk mengidentifikasi peluang optimalisasi dan peningkatan penawaran garansi.
Analisis data garansi dapat memberikan manfaat yang melampaui fungsi garansi itu sendiri dengan mengintegrasikan teknologi Internet of Things (IoT) menerapkan kecerdasan buatan (AI) dan analisis tingkat lanjut.
Peluang dengan Manajemen Garansi Berbasis Data
Manajemen garansi berbasis data, seperti yang dilakukan e-warranty, menawarkan banyak peluang bagi bisnis. Berikut adalah beberapa di antaranya.
- Pemeliharaan Prediktif: Menganalisis data terkait garansi dapat membantu mengidentifikasi pola kegagalan produk. Sehingga, bisnis dapat memprediksi kapan suatu produk kemungkinan besar akan gagal dan secara proaktif menjadwalkan pemeliharaan atau penggantian.
- Peningkatan Kualitas: Data yang dikumpulkan dari klaim garansi dapat memberikan wawasan berharga mengenai masalah kualitas produk. Dengan mengidentifikasi masalah yang berulang, produsen dapat melakukan tindakan untuk meningkatkan keandalan produk.
- Menganalisis Akar Penyebab: Data garansi terperinci dapat membantu analisis akar penyebab. Ini membantu perusahaan memahami mengapa produk gagal sehingga segera menerapkan tindakan perbaikan.
- Pengurangan Biaya: Dengan memahami klaim garansi paling umum, bisnis dapat mengalokasikan sumber daya secara lebih efektif dan meminimalkan dampak finansial.
- Mendeteksi Penipuan: Analisis data dapat membantu mendeteksi klaim garansi palsu, seperti klaim palsu atau klaim untuk produk yang tidak cacat.
- Loyalitas Merek Jangka Panjang: Ketika pelanggan memiliki pengalaman memuaskan dengan layanan garansi, mereka cenderung tetap setia pada merek dan merekomendasikannya kepada orang lain. Hal ini dapat menghasilkan pertumbuhan bisnis yang berkelanjutan melalui kekuatan mulut ke mulut (word of mouth).
Digitalisasi Sistem Manajemen Garansi
Sistem manajemen garansi yang bertransformasi dari tradisional ke digital seperti e-warranty tak dipungkiri memberi keunggulan bisnis untuk bersaing dengan kompetitor. E-warranty umumnya melibatkan fitur seperti pendaftaran garansi online, pelacakan garansi otomatis, dan pemrosesan klaim yang efisien.
Sistem ini memiliki antarmuka yang mudah digunakan dimana pelanggan dapat mendaftarkan garansi produk mereka secara elektronik, sementara manufaktur dapat memantau status garansi, melacak masa garansi, dan mengotomatiskan pemberitahuan untuk masa berlaku garansi yang akan datang.
Secara keseluruhan, e-warranty menyederhanakan siklus pemrosesan garansi, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan memberdayakan bisnis dengan wawasan data untuk meningkatkan penawaran produk dan jaminan. Jika Anda ingin beralih ke manajemen garansi digital atau e-warranty, SIDIG menawarkan berbagai fitur bermanfaat mulai warranty activation, warranty wallet, remote warranty claim, dan masih banyak lagi. Yuk cek keunggulan SIDIG selengkapnya di sini.
by gtEgaransi | Aug 23, 2023 | Manajemen Garansi
Dalam menjalankan manajemen garansi, memiliki warranty tracking software yang proper saat ini merupakan kebutuhan. Sebab dengan software ini perusahaan tak perlu lagi menyisir informasi garansi secara manual, yang kadang menghabiskan waktu dan tenaga.
Yuk ketahui lebih lanjut soal warranty tracking software dan kenapa keberadaannya begitu penting.
Apa Itu Warranty Tracking Software?
Warranty tracking software adalah alat yang dirancang untuk membantu tim pemeliharaan mengelola dan melacak garansi. Alat ini akan mengumpulkan informasi garansi yang dilampirkan pada setiap produk dan menyimpannya di lokasi terpusat yang mudah diakses. Ini memberikan cara terpusat dan terorganisir untuk memantau informasi garansi.
Informasi yang dapat diperoleh seperti masa garansi, tanggal kadaluarsa, Pedoman pabrikan peralatan asli (OEM) untuk pemeliharaan, tanggal pembelian, tanggal pemeliharaan dan perbaikan serta log peralatan dan detail relevan lainnya.
Jenis Garansi Apa yang Dapat Dilacak dengan Warranty Software?
Warranty software dapat digunakan oleh tim maintenance untuk mengawasi beberapa jenis garansi, seperti:
- Aset tetap (misalnya kompresor atau mesin pembotolan)
- Aset yang berputar (misalnya motor atau pompa)
- Suku cadang dan perlengkapan (misalnya kipas angin)
- Perangkat keras dan perangkat cerdas (misalnya sensor atau sistem SCADA)
- Alat berat dan kendaraan (misalnya forklift, ekskavator, atau truk)
- Peralatan keselamatan dan APD (misalnya tali pengaman)
Memilih Warranty Tracking Software
Ada beberapa pilihan software yang dapat digunakan, tentunya masing-masing memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri.
1. Computerized maintenance management system (CMMS)
Alat manajemen garansi seringkali disertakan dalam perangkat lunak CMMS, bersama dengan serangkaian fitur yang lebih komprehensif mencakup manajemen perintah kerja, analisis pemeliharaan, dan manajemen inventaris.
Meskipun alat pelacakannya tidak sekuat sistem lainnya, CMMS memberikan semua yang dibutuhkan tim pemeliharaan untuk merencanakan, melacak, dan mengoptimalkan pemeliharaan sekaligus menangkap informasi dasar garansi.
2. Specialized warranty software
Sistem manajemen garansi semacam ini dirancang khusus hanya untuk melacak informasi garansi. Software ini memiliki semua alat yang diperlukan untuk melacak garansi dan seringkali bersifat customizable (dapat disesuaikan). Namun, sistem tersebut terbatas pada pengelolaan garansi, sehingga tim maintenance sering kali harus melengkapi dengan satu atau lebih sistem lain.
3. Enterprise resource planning (ERP)
ERP memiliki semua fitur dan kemampuan yang dibutuhkan perusahaan dalam mengelola aset dan sumber dayanya, termasuk garansi. Tapi modul manajemen garansi pada ERP seringkali rumit dan mahal, sehingga sering kali menyebabkan rendahnya adopsi.
Bagaimana Tim Pemeliharaan Dapat Menggunakan Sistem Manajemen Garansi
Warranty tracking software tak cuma memungkinkan tim maintenance menemukan informasi tanpa harus menelusuri arsip, tapi juga 5 hal penting berikut.
- Membuat jadwal pemeliharaan preventif: software ini memberi template yang sempurna untuk membuat jadwal pemeliharaan dan menstandarkannya di seluruh shift dan lokasi.
- Mereka juga membantu Anda mendapatkan waktu yang Anda perlukan untuk pemeliharaan rutin dengan menunjukkan kerugian yang mungkin timbul jika perusahaan melewatkan inspeksi rutin.
- Standarisasi daftar tugas pemeliharaan preventif: Dengan menggunakan software pelacakan garansi, teknisi dapat menemukan pedoman perawatan, manual, dan prosedur operasi standar di lapangan, sehingga perbaikan dan inspeksi dilakukan dengan cara yang sama setiap saat.
- Membuat keputusan perbaikan atau penggantian: warranty tracking software dapat memberi tahu ketika peralatan garansi telah habis masa berlakunya. Sehingga, membantu tim menentukan apakah lebih hemat biaya untuk terus mengoperasikan dan memelihara peralatan atau membeli yang baru.
- Menjalankan analisis akar masalah yang efektif : software pelacakan garansi terkadang memungkinkan tim melacak catatan pemeliharaan peralatan. Catatan ini dapat digunakan untuk mengidentifikasi tren kegagalan aset serta analisis akar permasalahan untuk kemudian dicari solusinya.
- Mengurangi biaya tenaga kerja dan kontraktor: warranty tracking software memberikan akses mudah ke dokumen garansi sehingga tim dapat membuat rencana yang sesuai, menghubungi penyedia layanan dengan cepat, dan membuat klaim garansi yang akan mengurangi biaya internal dan kontraktor.
Demikian penjelasan soal warranty tracking software dan kegunaannya. SIDIG sebagai all-in-one platform, menawarkan fungsi warranty tracking sekaligus mengotomasi proses keseluruhan manajemen garansi. Yuk pelajari aplikasi SIDIG di sini.
by gtEgaransi | Aug 22, 2023 | Manajemen Garansi
Penting bagi pihak manufaktur dan brand untuk memastikan bahwa proses manajemen garansi tidak hanya berjalan lancar namun juga memberikan manfaat tambahan. Karenanya, berinvestasi pada perangkat lunak, yakni online warranty management system software bisa menjadi pilihan bijak.
Seperti yang diketahui, manajemen garansi dapat menjadi proses yang mahal bagi perusahaan manufaktur atau brand yang bergantung pada proses administrasi manual.
Pasalnya, manajemen garansi mencakup banyak proses yang berkisar dari rantai pasokan hingga layanan pelanggan. Dengan entri data manual, banyak database, dan kurangnya visibilitas data pelacakan, maka berbagai bisa terjadi.
Karenanya, artikel berikut bakal membahas 5 keuntungan utama bagi perusahaan manufaktur dan brand jika menggunakan online warranty management system.
1. Meningkatkan efisiensi
Kurangnya visibilitas terhadap data pelacakan pelanggan dan jaminan produk tertentu membuang-buang waktu pelanggan dan menghambat efisiensi, yang pada akhirnya dapat merusak pengalaman pelanggan.
Warranty management system software memecahkan masalah ini dengan memungkinkan produsen melacak kemajuan setiap klaim pelanggan lewat platform yang terpusat, akurat, dan mudah diakses.
Visibilitas pada proses garansi ini memungkinkan proses yang efisien, di mana merupakan keuntungan strategis bagi produsen yang berfokus pada kepuasan pelanggan dan ingin memangkas biaya.
2. Memangkas biaya administratif
Tugas administratif yang berulang dalam manajemen garansi manual rentan terhadap kesalahan manusia serta memakan waktu. Dengan mengotomatisasi tugas berulang dan proses penyelesaian lewat software manajemen garansi, produsen dapat mengurangi biaya yang terbuang karena kesalahan yang tidak perlu. Selain itu, karyawan bisa memfokuskan waktu mereka pada tugas-tugas strategis yang mendorong kemajuan bisnis.
3. Meminimalisir risiko penipuan
Penipuan merupakan risiko yang serius dan berpotensi merugikan bagi manufaktur maupun brand. Dengan proses manajemen garansi manual, risiko terjadinya klaim palsu bisa luput dari perhatian.
Dengan memanfaatkan warranty management system software yang dilengkapi fitur cerdas, aktivitas penipuan lebih mudah dideteksi dan dihentikan sebelum terjadi.
Selain itu, penggunaan software menghindarkan dari penyalahgunaan data pelanggan. Privasi data harus menjadi perhatian utama dan software manajemen garansi dapat melakukan tugas untuk memastikan keamanan data terjamin. Sehingga pelanggan yakin bahwa informasi pribadi mereka tidak akan terungkap.
4. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Mengingat jaminan produk merupakan faktor yang berpengaruh dalam pengalaman pelanggan, proses manajemen garansi produsen dapat meningkatkan atau menghancurkan kepuasan pelanggan.
Penerapan software manajemen garansi akan menghilangkan hambatan, mempercepat jadwal, meningkatkan komunikasi dengan pelanggan, dan menciptakan pengalaman pelanggan yang positif secara keseluruhan.
5. Mengambil keputusan berdasarkan data
Produsen yang menerapkan proses manajemen garansi manual kemungkinan besar tidak memiliki visibilitas dan akses data real-time. Padahal, Pengambilan keputusan berdasarkan data sangat sulit dilakukan tanpa kedua hal tersebut.
Dengan berinvestasi pada warranty management system software, produsen jadi bisa memiliki akses ke data real-time dan analisis tingkat lanjut, sehingga membantu memantau kualitas produk, mencatat perilaku pelanggan, dan mendapatkan wawasan berharga mengenai peluang penghematan biaya.
Kesimpulan
Tak bisa dipungkiri kini garansi produk menjadi cerminan kualitas sebuah produk. Karenanya, menyempurnakan dan memajukan manajemen garansi harus menjadi prioritas utama bagi perusahaan manufaktur yang ingin meningkatkan pengalaman pelanggan, menjaga kualitas produk, hingga menurunkan biaya.
Dengan berinvestasi pada online warranty management system software, keuntungan strategis yang dapat diperoleh yakni: meningkatkan efisiensi, memangkas biaya administratif, meminimalisir risiko penipuan, meningkatkan kepuasan pelanggan, dan mengambil keputusan berdasarkan data.
SIDIG bisa menjadi salah satu pilihan online warranty management system untuk membantu mengelola manajemen garansi lebih efisien. Yuk coba sekarang!
