Computerized Maintenance Management System

Manajemen Maintenance Menggunakan Aplikasi CMMS

by gtEgaransi | Aug 25, 2023 | Computerized Maintenance Management System

CMMS — Definisi, Manfaat dan Bagaimana Ia Bekerja

Maintenance alias pemeliharaan menjadi pekerjaan penting bagi banyak perusahaan, terutama yang perlu mengelola banyak fasilitas atau aset. Untungnya meskipun manajemen pemeliharaan bukanlah hal yang sederhana, CMMS (Computerized Maintenance Management System) hadir untuk mempermudah.

Pasalnya, CMMS berguna untuk membantu tata kelola kegiatan maintenance perusahaan secara efektif dan efisien. Mari ketahui lebih lanjut soal definisi, manfaat dan cara kerjanya.

Definisi CMMS

CMMS adalah software yang dirancang untuk memusatkan informasi pemeliharaan sehingga bisa secara efektif melacak dan mengatur aktivitas pemeliharaan aset perusahaan.

Adanya CMMS membantu mengoptimalkan pemanfaatan dan ketersediaan peralatan fisik seperti kendaraan, mesin, komunikasi, infrastruktur pabrik dan aset lainnya. CMMS dapat diterapkan secara lokal atau sebagai layanan CMMS berbasis web yang dihosting oleh vendor luar.

Manfaat dari Computerized Maintenance Management System (CMMS) yang Tangguh

1. Menyimpan dan mengatur informasi aset

Informasi aset seperti model, merek, nomor seri, manual, riwayat kerja, informasi garansi, suku cadang yang diperlukan, dan dokumentasi lainnya akan terorganisir. Sehingga teknisi pemeliharaan dapat menggunakannya kapan pun mereka membutuhkan.

2. Menyederhanakan tugas pemeliharaan terjadwal dan darurat

Solusi CMMS yang tangguh membantu merencanakan, menjadwalkan, dan melacak tugas pemeliharaan, aktivitas, dan inspeksi. Sehingga bisa mengatasi waktu henti yang terencana maupun tidak terencana.

3. Melacak suku cadang dan inventaris yang diperlukan

Karena semua informasi disimpan di lokasi terpusat, teknisi pemeliharaan bisa selalu mengecek ketersediaan suku cadang. Sehingga bisa mengatur kapan harus pesan ulang sehingga jumlah suku cadang selalu memadai.

Bagaimana Sebuah CMMS yang Handal Membantu Bisnis Memiliki Performa Pemeliharaan Lebih Baik

salah satu cara yang teruji dan benar untuk membuat pemeliharaan lebih baik dan efisien adalah dengan menggunakan alat yang berfungsi dengan baik serta membantu kerja manual.

Memproses secara manual setiap pemeliharaan preventif, perbaikan, atau laporan akan memakan waktu lebih lama dan menyebabkan waktu henti serta biaya tambahan.

CMMS yang unggul memberi kemampuan untuk membuat daftar periksa pemeliharaan, alur kerja, template pelaporan, dan lainnya untuk membuat tugas lebih mudah dan cepat.

Karena membuat data terkumpul secara digital, setiap orang dapat mengakses informasi yang sama, mengikuti praktik terbaik yang sama, dan menyelesaikan pekerjaan secepat mungkin.

Fitur dan Fungsionalitas: Apa Saja yang Harus Saya Cari saat Memilih CMMS?

Saat memilih CMMS ada beberapa faktor utama yang perlu dipertimbangkan. Inilah beberapa yang harus Anda cari, antara lain:

User Interface atau antarmuka sederhana: agar tim dapat dengan cepat beradaptasi menggunakannya.
Manajemen perintah kerja: cari fitur yang menyederhanakan pembuatan, penugasan, pelacakan, dan penentuan prioritas perintah kerja.
Aksesibilitas seluler: pastikan CMMS dapat diakses lewat perangkat seluler agar tim manajemen pemeliharaan bisa bekerja mobile.
Skalabilitas: CMMS harus mengakomodasi kebutuhan Anda saat ini dan ekspansi di masa depan.
Kustomisasi: CMMS yang dapat menyesuaikan dengan alur kerja yang sudah ada penting untuk mengoptimalkan proses pemeliharaan.
Keamanan: CMMS perlu memiliki fitur keamanan yang kuat untuk melindungi data Anda.
Dukungan dan Pelatihan: Pertimbangkan soal customer care dan opsi pelatihan yang disediakan oleh vendor untuk memastikan tim Anda dapat menggunakan CMMS secara efektif.
Biaya: Evaluasi total biaya kepemilikan, termasuk biaya lisensi, pemeliharaan, dan biaya tambahan apa pun untuk penyesuaian atau integrasi.

Sederet Manfaat Menggunakan CMMS

Selain memastikan aset tetap beroperasi, penerapan CMMS yang kuat dapat menawarkan banyak manfaat bagi perusahan di berbagai industri, seperti:

Peningkatan Keandalan Peralatan: Dengan menjadwalkan dan melakukan tugas pemeliharaan preventif, CMMS membantu mengurangi waktu henti yang tidak direncanakan, sehingga meningkatkan keandalan peralatan secara keseluruhan.
Penghematan Biaya: CMMS membantu perusahaan mengurangi biaya pemeliharaan dengan mengoptimalkan jadwal pemeliharaan, meminimalkan perbaikan darurat, dan memastikan bahwa sumber daya pemeliharaan digunakan secara efisien.
Pelaporan dan Analisis: CMMS menyediakan data dan laporan berharga mengenai kinerja peralatan, riwayat pemeliharaan, dan biaya. Data ini dapat digunakan untuk pengambilan keputusan dan perbaikan berkelanjutan.
Akses Jarak Jauh: Banyak solusi CMMS modern menawarkan akses berbasis cloud, memungkinkan tim pemeliharaan mengakses informasi dan mengelola perintah kerja dari mana saja, sehingga meningkatkan fleksibilitas.
Mengotomatiskan Permintaan Pekerjaan: CMMS menghilangkan semua langkah tambahan dengan mengotomatiskan proses permintaan pekerjaan. Tidak ada waktu yang terbuang untuk menerjemahkan perintah kerja, melacak operator, atau membuka-buka lemari arsip.
Mengumpulkan Pembaruan Perintah Kerja secara real-time: CMMS menyediakan pembaruan perintah kerja secara real-time, seperti status prioritas, siapa yang ditugaskan padanya, dan berapa lama waktu yang diperlukan, sehingga dapat mengalokasikan sumber daya tambahan jika diperlukan.

Apa Perbedaan Antara Software CMMS dan EAM?

Meski sama-sama berguna untuk mengelola pemeliharaan dan aset perusahaan, namun keduanya memiliki tujuan dan karakteristik yang berbeda.

CMMS berfokus pada tugas pemeliharaan dan manajemen perintah kerja. Ini membantu perusahaan secara efisien menangani operasi pemeliharaan, penjadwalan pemeliharaan preventif, dan biaya terkait pemeliharaan.
CMMS cenderung lebih sederhana dan sering digunakan oleh perusahaan skala kecil hingga menengah. Sangat cocok untuk bisnis dengan fokus utama pada pemeliharaan.
EAM (Enterprise Asset Management) di sisi lain memiliki skala yang lebih luas mencakup seluruh siklus hidup aset, termasuk akuisisi, pemanfaatan, pemeliharaan, dan pelepasan. Ini menekankan pelacakan aset yang komprehensif, analisis kinerja, dan integrasi dengan berbagai sistem perusahaan.
EAM biasanya dipilih oleh perusahaan besar dengan portofolio aset yang beragam dan kebutuhan manajemen aset yang kompleks, namun seringkali memerlukan biaya awal yang lebih tinggi.

Demikian ulasan mengenai CMMS, mulai dari definisi, manfaat dan bagaimana software ini bekerja. Dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan CMMS, aktivitas maintenance akan mudah dilaksanakan mulai dari proses permintaan, perencanaan, pelaksanaan, pelaporan hingga penyimpanan laporan.

Software ini sangat penting bagi Perusahaan yang ingin menjaga keandalan aset sehingga dapat dipertahankan atau bahkan ditingkatkan. Penggunaan suku cadang serta sumber daya manusia juga dapat terpantau dengan baik sehingga mampu menekan biaya.

Meskipun ada banyak solusi CMMS yang tersedia, SIDIG merupakan salah satu yang paling unggul karena beberapa alasan. Pertama, SIDIG adalah solusi CMMS yang sepenuhnya dapat disesuaikan

Mengenal CMMS (Computerized Maintenance Management System)

by gtEgaransi | Aug 25, 2023 | Computerized Maintenance Management System

Inti dari CMMS adalah database. Ini memiliki model data yang mengatur informasi tentang aset yang harus dipelihara oleh tim pemeliharaan, termasuk peralatan, bahan, dan sumber daya lainnya.

Apa Itu Computerized Maintenance Management System (CMMS)

CMMS adalah software yang digunakan untuk memusatkan informasi pemeliharaan dan memfasilitasi proses operasi pemeliharaan. Software CMMS banyak digunakan di berbagai industri, seperti manufaktur, perawatan kesehatan, transportasi, dan manajemen fasilitas.

Bagaimana Cara Kerja CMMS?

CMMS bekerja dengan memusatkan informasi terkait peralatan, mesin, fasilitas, dan aktivitas pemeliharaan ke dalam platform digital. Pengguna dapat memasukkan data tentang aset, seperti spesifikasi dan Riwayat pemeliharaan. Kemudian, sistem penjadwalan dan melacak tugas pemeliharaan preventif dan korektif berdasarkan kriteria yang telah ditentukan, seperti waktu, penggunaan atau kondisi.

Ketika tugas pemeliharaan sudah jatuh tempo, CMMS menghasilkan perintah kerja, menugaskannya ke teknisi, dan memberi mereka instruksi dan informasi rinci. Teknisi dapat memperbarui sistem dengan real-time progress, mendokumentasikan tugas yang diselesaikan, suku cadang yang digunakan, dan masalah apa pun yang dihadapi.

Sejarah CMMS

CMMS awalnya dikenal pada tahun 1960an sudah digunakan oleh perusahaan besar. Lalu pada tahun 1970an, sistem CMMS yang dulunya menggunakan kartu punch digantikan oleh daftar periksa yang dimasukkan ke dalam sistem CMMS oleh teknisi di akhir giliran kerja mereka.

CMMS baru memperoleh prevalensi yang lebih besar pada bisnis skala kecil dan menengah pada tahun 1980-1990an seiring dengan ukuran komputer yang semakin kecil dan distribusinya makin luas. Pada tahun 1990an, CMMS mulai berbagi informasi melalui jaringan area lokal atau LAN. Lalu munculnya internet pada tahun 2000-an memperluas kemampuan CMMS ke berbagai perangkat seluler, aplikasi lapangan, dan lokasi operasional.

Terkini CMMS generasi terbaru yang berbasis cloud dan mobile menawarkan fungsionalitas yang lebih besar, pemeliharaan yang lebih mudah, dan keamanan data yang lebih baik.

EAM vs. CMMS: Apa Bedanya?

Enterprise Asset Management (EAM) dan CMMS berkaitan erat namun memiliki fokus yang berbeda. EAM mencakup cakupan yang lebih luas, mengelola seluruh siklus hidup aset mulai dari akuisisi hingga pelepasan, termasuk aspek-aspek seperti manajemen keuangan dan perencanaan strategis.

Sedangkan CMMS berkonsentrasi pada aktivitas pemeliharaan, penjadwalan, perintah kerja, dan pelacakan. Meskipun EAM mencakup fungsi terkait aset yang lebih luas, CMMS secara khusus dirancang untuk menyederhanakan operasi pemeliharaan dan meningkatkan keandalan peralatan.

Apa Saja Manfaat CMMS?

Manfaat CMMS antara lain:

Peningkatan efisiensi pemeliharaan
Peningkatan visibilitas dan keandalan aset
Pemeliharaan prediktif
Manajemen tenaga kerja yang efektif
Dokumentasi dan audit yang lebih akurat
Komunikasi yang efisien

The Push to SaaS

Saat ini dalam memilih perangkat lunak manajemen aset, perusahaan semakin tertarik pada Software as a Service (SaaS). Sehingga ketika solusi CMMS dan EAM beralih ke SaaS, ini berarti kedua platform sedang bertransisi dari instalasi on-premise tradisional ke model berbasis cloud.

Dengan pendekatan teknologi Saas, ada beberapa keuntungan yang bisa didapat, antara lain:

Karena di cloud hosting, CMMS menawarkan fleksibilitas untuk memperluas dan menyesuaikan dengan permintaan data.
SaaS dapat membantu mengatasi tantangan kepegawaian dan sumber daya karena memerlukan intervensi dan dukungan TI yang jauh lebih sedikit dibandingkan penerapan di lokasi
Versi dan fungsionalitas software mudah diperbarui, sehingga bisa mengintegrasikan teknologi baru dengan lebih cepat dan risiko lebih kecil.

Studi Kasus

Laboratorium Nasional Pacific Northwest (PNNL) menghabiskan jutaan dolar untuk membeli peralatan laboratorium. Lalu bagaimana ia dapat mengelola aset-aset penting ini secara efektif agar terus berfungsi dengan baik? Sebab karyawannya bergantung pada peralatan yang dikelola dan dipelihara dengan baik untuk mencapai tujuan penelitian mereka. Ini menjadikan manajemen aset yang efektif sebagai prioritas utama laboratorium.

Sebelumnya, PNNL mengandalkan gabungan perangkat untuk mengelola aset, fasilitas, dan layanan. Hasilnya adalah proses yang tidak efisien dan tidak konsisten, sehingga menyulitkan tim untuk memastikan bahwa aset digunakan dengan baik. Setelah membangun solusi baru yang merupakan platform terpusat untuk mengelola sekitar 40.000 aset, PNNL berhasil mengurai kompleksitas manajemen aset mereka sebelumnya. Alat ini menyediakan cara mudah bagi karyawan untuk mencari, melihat, dan mengelola informasi.

Di sisi lain dengan software tersebut, PNNL telah menetapkan serangkaian alur kerja untuk manajemen pekerjaan dan aset, mengotomatisasi dan menstandarisasi siklus hidup manajemen perintah kerja end-to-end.

Sidig Warranty Solutions

Tak dipungkiri, kompleksitas aktivitas pemeliharaan aset perusahaan saat ini bisa disederhanakan dengan CMMS. Alat yang memusatkan informasi dalam satu platform ini membantu perusahaan merencanakan, menjadwalkan, melacak, dan mengelola tugas pemeliharaan aset mereka, seperti peralatan, mesin, fasilitas, dan kendaraan.

Sidig Warranty Solutions, yang berwujud aplikasi web base menawarkan manfaat tersebut. Dengan modul yang bisa disesuaikan kebutuhan, software ini mempermudah aktivitas maintenance dan meningkatkan kualitas layanan perusahaan Anda. Mari konsultasikan kebutuhan Anda atau jadwalkan live demo produk dengan tim Sidig,

Software CMMS untuk Operasional Pemeliharaan yang Lebih Efektif

by gtEgaransi | Aug 8, 2023 | Computerized Maintenance Management System

Pekerjaan di sektor maintenance atau pemeliharaan kini dapat ditangani dengan lebih efisien menggunakan software CMMS. Namun apa sebenarnya yang dimaksud dengan software CMMS, bagaimana cara menggunakannya dan apa manfaatnya? Yuk ketahui lebih lanjut di artikel ini.

Computerized Maintenance Management System (CMMS) merupakan software yang dirancang untuk menyederhanakan proses pemeliharaan dan meningkatkan manajemen aset dalam suatu perusahaan.

Dengan alat ini, tim maintenance bisa mengotomatisasi penjadwalan, melacak, menganalisis perintah kerja, inventaris, hingga menghasilkan tugas maintenance.

Ini adalah alat penting bagi organisasi mana pun yang melakukan pemeliharaan preventif rutin atau memiliki banyak alat berat yang perlu diservis.

Bagaimana Cara CMMS Bekerja?

Saat perintah kerja (work order) dimasukkan, sistem penjadwalan dan melacak tugas pemeliharaan preventif dan korektif berdasarkan kriteria yang telah ditentukan sebelumnya, seperti waktu, penggunaan, atau kondisi. Ketika tugas pemeliharaan sudah jatuh tempo,

Kemudian CMMS menghasilkan perintah kerja, menugaskannya ke teknisi, dan memberi mereka instruksi dan informasi rinci.

CMMS dan databasenya juga memungkinkan tim memantau kesehatan dan kondisi alat berat sepanjang waktu, sehingga mereka dapat menerapkan pemeliharaan berbasis kondisi.

Apa Saja Manfaat menggunakan CMMS?

Berikut adalah beberapa contoh bagaimana software CMMS dapat bermanfaat bagi tim pemeliharaan Anda.

Mengontrol biaya untuk pemeliharaan
Meningkatkan Transparansi dan Akuntabilitas
Mengurangi Waktu Henti (downtime)
Memastikan pemeliharaan yang konsisten
Membuat dokumen mudah diakses
Menyederhanakan proses pemeliharaan

Apa yang Dimaksud dengan Mobile CMMS?

Tak cuma dapat di-install pada perangkat komputer, CMMS juga ada yang dirancang untuk digunakan pada perangkat seluler seperti ponsel cerdas dan tablet.

Dengan adanya mobile CMMS, memungkinkan teknisi dan manajer pemeliharaan untuk mengakses dan berinteraksi dengan CMMS dari mana saja, baik di lapangan, di lantai pabrik, atau di lokasi terpencil.

Parts Inventory Management Software

Perangkat Lunak Manajemen Inventaris Suku Cadang alias Parts Inventory Management Software memainkan peran penting dalam CMMS dengan memastikan bahwa tim pemeliharaan memiliki akses ke suku cadang yang tepat saat dibutuhkan.

Selain itu juga mengurangi waktu henti peralatan, mengendalikan biaya, dan berkontribusi terhadap efisiensi pemeliharaan dan keandalan aset secara keseluruhan. Integrasi ini meningkatkan kemampuan CMMS, menjadikannya alat yang berharga untuk pemeliharaan dan manajemen operasi.

Memilih CMMS Software Terbaik untuk Tim Maintenance Perusahaan Anda

Untuk memilih software CMMS terbaik untuk tim Anda, mulailah dengan menentukan kebutuhan spesifik perusahaan, libatkan pemangku kepentingan utama, dan menetapkan anggaran.

Kemudian prioritaskan kemudahan penggunaan, aksesibilitas seluler, manajemen aset dan perintah kerja, serta kemampuan pelaporan. Pastikan software dapat berintegrasi dengan sistem yang sudah ada dan mematuhi standar keamanan data.

Sebelum memutuskan, jangan lupa baca review dari pengguna, minta demo, dan hitung total biaya kepemilikan. Pada akhirnya, pilih software CMMS yang selaras dengan kebutuhan, anggaran, dan tentunya mampu menangani masalah dalam kerja maintenance secara efektif.

Mana yang Lebih Baik: Saas atau On-Premise?

Pilihan antara SaaS (Software-as-a-Service ) dan On-Premise untuk CMMS bergantung pada kebutuhan dan preferensi spesifik perusahaan. Untuk memberi gambaran, berikut perbandingan keduanya.

SaaS

Keuntungan Saas:

Aksesibilitas: SaaS CMMS dapat diakses dari lokasi mana pun dengan koneksi internet, sehingga ideal untuk pekerjaan jarak jauh dan teknisi lapangan.
Skalabilitas: Lebih mudah untuk meningkatkan atau menurunkan skala berdasarkan kebutuhan Anda, dan pembaharuan serta pemeliharaan ditangani oleh penyedia.
Efisiensi Biaya: SaaS biasanya memiliki biaya awal yang lebih rendah dan biaya berlangganan bulanan yang dapat diprediksi, sehingga lebih ramah anggaran.

Pembaruan Otomatis: Pembaruan dan pemeliharaan perangkat lunak dikelola oleh penyedia, sehingga mengurangi beban tim TI Anda.

On-Premise

Keuntungan On-Premise

Kontrol: Anda memiliki kendali penuh atas perangkat lunak CMMS Anda, termasuk penyimpanan dan keamanan data.
Privasi Data: Data sensitif tetap berada dalam infrastruktur organisasi Anda, yang mungkin penting untuk alasan kepatuhan atau keamanan.
Kustomisasi: Solusi lokal dapat lebih mudah disesuaikan agar selaras dengan proses bisnis spesifik Anda.

Dari beberapa keuntungan masing-masing model, maka pertimbangkan Saas jika Perusahaan Anda menghargai aksesibilitas, skalabilitas, dan efisiensi biaya.

Di sisi lain, pertimbangkan On-Premise jika perusahaan Anda sangat ketat dalam hal privasi dan keamanan data serta memiliki tim IT untuk mengelola perangkat lunak, pembaruan, dan pemeliharaan.

Apa Itu EAM?

Enterprise Asset Management (EAM) adalah kombinasi software, sistem, dan layanan yang digunakan untuk menjaga dan mengontrol aset fisik perusahaan.

Aset fisik ini dapat mencakup mesin, peralatan, kendaraan, bangunan, infrastruktur, dan banyak lagi. Tujuan utama EAM adalah mengoptimalkan penggunaan, kinerja, dan pemeliharaan aset-aset ini untuk memaksimalkan masa pakainya, mengurangi biaya pengoperasian, dan memastikan aset-aset tersebut berkontribusi secara efektif terhadap operasional Perusahaan.

Apa Perbedaan antara CMMS, FM, dan EAM?

CMMS (Sistem Manajemen Pemeliharaan Terkomputerisasi), FM (Manajemen Fasilitas), dan EAM (Manajemen Aset Perusahaan) adalah konsep dan solusi perangkat lunak yang terkait namun berbeda yang digunakan untuk mengelola aset dan fasilitas dalam suatu organisasi. Berikut perbedaan utama di antara ketiganya:

	CMMS	FM	EAM
Fokus	Pengelolaan aktivitas pemeliharaan yang berkaitan dengan aset fisik.	Pengelolaan dan pengoperasian fasilitas fisik, termasuk bangunan, infrastruktur, dan terkadang aset non-industri seperti ruang dan lahan kantor.	Paling komprehensif dari ketiganya dan mencakup pengelolaan seluruh portofolio aset fisik mulai dari mesin, peralatan, kendaraan, gedung, infrastruktur, dan banyak lagi.
Cakupan	Lebih sempit dibandingkan EAM. dirancang untuk mengelola tugas pemeliharaan, perintah kerja, inventaris suku cadang, dan jadwal teknisi.	Melibatkan bidang-bidang seperti manajemen ruang, manajemen sewa.	Memberikan pandangan holistik tentang semua aset di seluruh Perusahaan.
Siklus hidup aset	Tidak memberikan tingkat dukungan yang sama untuk seluruh siklus hidup aset, mulai dari akuisisi hingga pelepasan	Fokus pada aspek operasional fasilitas.	Mengelola aset sepanjang siklus hidupnya, menjadikannya cocok untuk industri dengan portofolio aset yang kompleks
Skala	Tingkat departemen atau lokasi dan sangat cocok untuk mengelola aktivitas pemeliharaan dalam fasilitas tertentu.	Perusahaan yang perlu mengelola banyak fasilitas atau portofolio properti yang besar.	Perusahaan besar dengan portofolio aset yang luas dan beragam.

Demikian ulasan mengenai software CMMS, mulai dari bagaimana cara kerja, apa saja manfaatnya hingga perbandingannya sistem manajemen lainnya. Semoga bermanfaat!