by gtEgaransi | Aug 20, 2023 | Work Order Software
Untuk dapat beradaptasi di dunia yang semakin digital, perusahaan harus membuat proses kerja mereka lebih efisien. Work order management software menjadi strategi populer untuk mengatasinya.
Pada artikel ini, akan dibahas mengenai apa itu work order software hingga faktor yang harus dipertimbangkan saat memilihnya.
Apa Itu Work Order Software?
Ini adalah platform terpusat yang digunakan perusahaan untuk melacak, menugaskan, dan memantau tugas pemeliharaan preventif secara efisien, menanggapi permintaan fasilitas, dan menyusun strategi tindakan.
Jika digunakan bersama dengan sistem manajemen aset yang komprehensif, dapat membantu perusahaan menyederhanakan operasinya dan memastikan semua peralatan, perangkat, dan infrastruktur bangunan berfungsi dengan benar.
6 Manfaat Work Order Software
1. Peningkatan efisiensi operasional
Alat ini menghilangkan dokumen manual dan mengurangi kemungkinan kesalahan. Dengan alur kerja otomatis dan pembaruan waktu nyata, tim dapat bekerja lebih efisien, sehingga menghasilkan peningkatan produktivitas.
2. Meningkatkan komunikasi dan kolaborasi
Memfasilitasi komunikasi berbagai departemen dan tim dengan menawarkan platform terpusat untuk penyimpanan dan pengambilan informasi sehingga mengurangi kemungkinan miskomunikasi.
3. Peningkatan standarisasi perintah kerja
Proses otomatis software ini memastikan penetapan dan pelacakan tugas yang akurat, sehingga meningkatkan ketepatan proses kerja.
4. Peningkatan manajemen inventaris
Menawarkan fitur yang untuk melacak peralatan dan aset sehingga membantu dalam penjadwalan pemeliharaan, mengidentifikasi potensi masalah, dan memperpanjang umur asset.
5. Real-Time Data-Driven Insights and Reporting
Dengan alur kerja otomatis dan pembaruan real-time, work order software mengumpulkan data dan analitik berharga, yang dapat digunakan untuk membuat keputusan yang tepat.
6. Penghematan biaya yang signifikan
Dengan mengoptimalkan jadwal pemeliharaan dan mengurangi waktu henti, work order software membantu menurunkan biaya operasional dan meningkatkan keuntungan.
3 Tipe Work Order Management Software Systems
Untuk menentukan jenis software mana yang terbaik bagi Perusahaan, akan sangat membantu jika Anda memahami perbedaannya. Di bawah ini beberapa tipe work order management software system.
1. Basic Work Order Software Systems
Tipe ini dirancang dengan tugas sederhana: menetapkan, melacak, dan mencatat perintah kerja. Hal ini memungkinkan pembuatan perintah kerja dan real-time update melalui satu platform terpusat. Software ini dirancang khusus untuk usaha kecil dengan proses manajemen sederhana.
2. Computerized Maintenance Management System (CMMS)
CMMS dirancang untuk memelihara sejumlah besar peralatan dan aset penting. Ini menawarkan sistem manajemen pemeliharaan lengkap yang mencakup kemampuan untuk mengatur pemeliharaan preventif strategis, pemeliharaan prediktif, dan program pemeliharaan reaktif.
3. Field Service Management (FSM)
FSM dirancang untuk bisnis yang menyediakan layanan lapangan, seperti perbaikan HVAC, pipa ledeng, layanan kelistrikan, dan banyak lagi. Ini membantu mengelola perintah kerja, mengirim teknisi, dan melacak permintaan layanan secara real-time. Sistem FSM sering kali menyertakan fitur seperti penjadwalan, pengoptimalan rute, akses seluler, dan alat komunikasi pelanggan.
Memilih Aplikasi Work Order Software Terbaik untuk Seluler
Fitur apa saja yang benar-benar diperlukan? Pilih work order software untuk mobile yang menawarkan setidaknya kemampuan utama berikut:
- Native-first mobile access: desain aplikasi yang dibuat khusus yang memberikan pengalaman dan kinerja terbaik bagi pengguna.
- Automatic routing of work orders to assigned teams: fitur untuk mendistribusikan tugas secara efisien ke tim atau teknisi yang paling sesuai berdasarkan berbagai faktor.
- Real-time inventory supply management for assets and parts: mampu memantau terus menerus dan mengelola ketersediaan, penggunaan, dan pengisian kembali aset dan suku cadang dalam inventaris perusahaan secara real-time.
- Barcode and QR code tagging and scanning: bisa mengelola dan melacak item, produk, aset, atau informasi hanya dengan memindai kode 2 dimensi yang dilampirkan di objek fisik.
- Fully configurable work order request forms: mampu menyesuaikan dan mengadaptasi bidang, tata letak, dan isi formulir permintaan perintah kerja untuk memenuhi kebutuhan spesifik perusahaan.
Demikian penjelasan soal apa itu work order software, manfaat, tipe hingga faktor yang harus dipertimbangkan saat memilihnya. Semoga bermanfaat!
by gtEgaransi | Aug 19, 2023 | Maintenance Management
Bagi perusahaan yang memiliki banyak aset, penting untuk menerapkan manajemen pemeliharaan atau maintenance management system. Pasalnya, semakin sering sebuah aset digunakan, maka semakin besar kemungkinan terjadi kerusakan. Oleh karena itu, perusahaan perlu melakukan manajemen pemeliharaan secara berkala.
Untungnya, kini perusahaan bisa mengunakan software khusus sehingga tak perlu lagi melakukan kerja manajemen pemeliharaan secara manual.
Pengertian Maintenance Management System
Maintenance management system, atau yang sering juga disebut dengan maintenance management software merupakan sistem yang dirancang untuk membantu perusahaan mengelola operasi dan aset pemeliharaan secara efisien.
Sistem ini mencakup serangkaian proses mulai dari merencanakan dan menjadwalkan aktivitas pemeliharaan, melacak kondisi aset, mengelola perintah kerja, mengalokasikan sumber daya, hingga menganalisis data pemeliharaan untuk membuat keputusan yang tepat.
Jenis-Jenis Maintenance Management System
Pilihan sistem manajemen pemeliharaan bergantung pada kebutuhan perusahaan, jenis aset, dan sumber daya yang tersedia. Berikut adalah beberapa jenisnya yang paling umum.
1. Preventive maintenance
Ditujukan untuk menangkap dan memperbaiki masalah sebelum terjadi. Pencegahan dapat berupa pembersihan, pelumasan, perbaikan, dan penggantian suku cadang sesuai jadwal.
2. Condition-Based Maintenance
Tak cuma memeriksa sesuai jadwal, pada pemeliharaan berbasis kondisi maka mesin dan sistem diamati dengan cermat untuk mengantisipasi kegagalan yang akan datang.
3. Predictive Maintenance
Pada pemeliharaan prediktif, sistem terus-menerus diamati melalui perangkat sensor. Perangkat ini terpasang ke komponen sistem dan memberikan data real-time yang konstan ke software. Kemudian software menginterpretasikan data dan memperingatkan teknisi pemeliharaan tentang bahaya yang mendekat.
4. Corrective Maintenance
Pemeliharaan korektif dimulai saat masalah ditemukan saat mengerjakan perintah kerja lain, sehingga masalah ditangkap ‘tepat pada waktunya’.
5. Predetermined Maintenance
Pemeliharaan jenis ini dilakukan dengan menggunakan aturan dan saran yang dibuat oleh pabrikan asli, bukan oleh tim pemeliharaan.
Tujuan Maintenance Management System
Pada dasarnya, tujuan maintenance management system adalah untuk membantu perusahaan secara efisien mengelola operasi pemeliharaan dan aset mereka. Lebih detailnya, berikut beberapa tujuan dari implementasi maintenance management system.
- Merampingkan dan mengoptimalkan proses pemeliharaan,
- Meningkatkan performa dan efektivitas aset yang ada
- Memperpanjang usia aset dan menghindari waktu shutdown aset mendadak
- Meminimalisir kerugian karena kerja terhambat akibat aset tak berfungsi
- Memperoleh laporan akurat soal pemeliharaan aset
Kelebihan Maintenance Management System
Beberapa kelebihan yang ditawarkan maintenance management system antara lain:
1. Peningkatan Perencanaan dan Penjadwalan Maintenance
Penjadwalan tugas pemeliharaan lebih efisien karena software ini membantu merencanakan, memantau, menilai dan mengoptimalkan seluruh aktivitas pemeliharaan dalam satu sistem terpusat.
2. Kontrol Inventaris yang Lebih Baik
Software ini memberikan wawasan menyeluruh pada aset sehingga mencegah over-ordering dan understocking, mengurangi biaya yang terkait dengan manajemen suku cadang.
3. Pengambilan Keputusan Berbasis Data
Software mengumpulkan dan menyimpan data aset yang dapat dianalisis untuk membuat keputusan tentang penggantian, strategi pemeliharaan, hingga alokasi sumber daya.
4. Penghematan Biaya
Dengan mengoptimalkan operasi pemeliharaan, perusahaan dapat mencapai penghematan biaya dalam hal penggunaan tenaga kerja, material, dan energi.
Memilih Software Maintenance Management System
Memilih maintenance management software yang baik melibatkan dua langkah utama. Pertama, nilai kebutuhan dan tujuan pemeliharaan. Identifikasi jenis aset yang dikelola, skala operasi, dan fitur yang diperlukan.
Kedua, evaluasi opsi software berdasarkan kemudahan penggunaan, skalabilitas, penyesuaian, aksesibilitas seluler, dan integrasi dengan sistem yang ada. Cara ini akan menyelaraskan kebutuhan perusahaan dengan kemampuan software.
Fitur Aplikasi Maintenance Management System
Penting untuk memprioritaskan fitur yang selaras dengan persyaratan dan tujuan manajemen maintenance perusahaan. Berikut beberapa fitur utama yang umum dicari.
- Maintenance Request Portal
- Scheduling Maintenance
- Monitor & Manage Work Order
- Inventory Tracking
- Reports & Analytics
Kesimpulan
Maintenance management software tak diragukan lagi menjadi solusi bagi perusahaan yang ingin menjaga dan mengoptimalkan pemakaian asetnya.
Jika Anda sedang mencari software untuk menyempurnakan manajemen pemeliharaan perusahaan, SIDIG bisa menjadi pilihat tepat.
Dengan SIDIG, proses dan alur kerja maintenance dan service produk lebih efektif serta sistematis. Yuk pelajari lebih lanjut keunggulan SIDIG di sini.
by gtEgaransi | Aug 18, 2023 | Repair Management System
Seiring waktu, aset fisik perusahaan bisa mengalami penurunan kualitas, error, bahkan rusak. Jika sudah demikian, maka restorasi alias perbaikan diperlukan. Dengan penerapan repair management system, aset yang ada bisa memiliki umur lebih panjang.
Apa itu repair management?
Repair management mengacu pada proses pengawasan dan koordinasi kegiatan terkait pemeliharaan peralatan, mesin, infrastruktur, atau aset lainnya dalam suatu perusahaan.
Ini melibatkan keseluruhan tahap perbaikan, mulai dari identifikasi kebutuhan perbaikan, pemantauan, hingga memastikan bahwa aset kembali ke kondisi operasional yang optimal seefisien mungkin.
Manajemen perbaikan biasanya mencakup aktivitas utama berikut:
- Maintenance Planning: melibatkan penjadwalan tugas pemeliharaan rutin, inspeksi, dan penilaian untuk mencegah kerusakan atau mengidentifikasi potensi kebutuhan perbaikan.
- Repair Request and Reporting: Pengguna atau karyawan melaporkan masalah atau kegagalan fungsi ke departemen yang bertanggung jawab untuk mengelola perbaikan. Informasi mendetail tentang masalah, dokumentasi pun dikumpulkan.
- Assessment and Evaluation: Masalah yang dilaporkan dinilai dan dievaluasi untuk menentukan ruang lingkup dan tingkat keparahan perbaikan yang diperlukan.
- Resource Allocation: Setelah kebutuhan perbaikan dinilai, sumber daya yang sesuai seperti tenaga kerja, bahan, alat, dan peralatan dialokasikan untuk melakukan perbaikan.
- Repair Execution: Pekerjaan perbaikan dimulai mengikuti prosedur yang ditetapkan. Mulai dari pemecahan masalah, mengganti komponen yang rusak, melakukan perbaikan, atau bahkan perombakan besar-besaran.
- Monitoring and Tracking: Selama proses perbaikan, kemajuan dipantau dan dilacak untuk memastikan penyelesaian tepat waktu. Ini mungkin melibatkan pendokumentasian aktivitas perbaikan, pelacakan status perbaikan, dan pemutakhiran catatan atau database yang relevan.
- Quality Assurance: Pemeriksaan jaminan kualitas untuk memastikan aset sudah berfungsi dengan baik dan memenuhi standar yang dipersyaratkan.
- Documentation and Reporting: Dokumentasi lengkap tentang proses perbaikan, termasuk catatan perbaikan yang dilakukan, suku cadang pengganti yang digunakan, biaya yang dikeluarkan, dan informasi terkait lainnya, disimpan.
- Preventive Maintenance: Selain perbaikan, manajemen perbaikan sering mencakup kegiatan pemeliharaan, mulai dari inspeksi rutin, servis, dan perbaikan proaktif dijadwalkan untuk mengatasi potensi masalah sebelum menyebabkan kerusakan gawat.
Apa Itu Repair Tracker?
Repair tracker atau pelacak perbaikan adalah komponen penting dari repair management. Ini adalah alat yang digunakan untuk memantau dan mengelola progress perbaikan dengan mudah karena memberikan visibilitas real-time. Repair tracker umum digunakan di berbagai industri, seperti customer support, pemeliharaan peralatan, dan bengkel otomotif.
Fitur utama dan fungsi repair tracker termasuk:
- Request Submission: Pengguna dapat mengirimkan permintaan perbaikan melalui pelacak, memberikan detail tentang perbaikan yang diperlukan, seperti jenis masalah, lokasi, dan informasi atau lampiran apa pun yang relevan.
- Work Order Generation: Setelahnya request submission dikirim, repair tracker menghasilkan perintah kerja yang berisi semua informasi untuk proses perbaikan.
- Progress Tracking: Melihat status perbaikan saat ini, perkiraan waktu penyelesaian, dan pembaruan atau catatan apa pun yang diberikan oleh teknisi atau tim pemeliharaan yang ditugaskan.
- Assignment and Scheduling: Manajer untuk mengalokasikan sumber daya secara efisien dan menjadwalkan perbaikan berdasarkan prioritas, ketersediaan, dan keahlian.
- Communication and Notifications: Pengguna dapat menerima pemberitahuan atau pembaruan tentang status permintaan perbaikan mereka, dan teknisi dapat memberikan pembaruan atau meminta informasi tambahan jika diperlukan.
- Documentation and Notes: Perekaman hingga pencatatan informasi penting terkait perbaikan, mencakup diagnosis, suku cadang yang digunakan, perbaikan yang dilakukan, biaya yang dikeluarkan, dan dokumentasi terkait lainnya.
- Reporting and Analytics: Manajer membuat laporan tentang metrik perbaikan, seperti waktu penyelesaian perbaikan, biaya, dan indikator kinerja.
- Integration with Other Systems: Repair tracker dapat diintegrasikan dengan sistem atau database lain, seperti manajemen inventaris, manajemen aset, atau perangkat lunak akuntansi, untuk merampingkan proses perbaikan dan memastikan pelacakan sumber daya dengan biaya yang akurat.
Repair Management Software
Pengelolaan perbaikan aset sangat erat dengan sifat tugas yang berulang serta proses administratif, yang jika dikerjakan manual dapat memperlambat tindakan restorasi. Karena itu, penggunaan repair management software menjadi pilihan tepat.
Repair management software adalah sistem berbasis cloud yang dirancang untuk membantu mengelola dan merampingkan operasi perbaikan dan pemeliharaan. Ini membantu melacak, menjadwalkan, dan mengelola tugas pemeliharaan, perbaikan peralatan, dan aktivitas terkait lainnya dengan lebih efisien.
Fitur Repair Management Software
Sebuah repair management software biasanya mencakup berbagai fitur dan fungsi untuk merampingkan dan mengoptimalkan proses perbaikan, seperti:
- Repair Request Management
- Work Order Generation
- Scheduling and Assignment
- Communication and Collaboration
- Inventory Management
- Reporting and Analytics
- Maintenance History Tracking, dan lainnya.
Tentunya, fitur khusus yang ditawarkan dapat bervariasi tergantung pada penyedia software dan kebutuhan industri.
Apa Saja Sih Manfaat Menggunakan Repair Management Software?
Sistem ini memecahkan banyak masalah yang kerapa dihadapi tim servis dan purna jual saat mengelola permintaan pemeliharaan dan perbaikan. Berikut manfaat utama yang bisa diperoleh:
- Membantu mengatur semua informasi perbaikan dan tugas.
- Melacak kemajuan dan pembaruan secara real-time.
- Mengotomatiskan tugas berulang dan meningkatkan komunikasi antar tim.
- Mengoptimalkan manajemen inventaris dan menghemat biaya transport teknisi.
Secara keseluruhan, repair management software membantu bisnis dalam merampingkan proses maintenance dan repair, menghindari waktu henti, meningkatkan kinerja aset, dan mencapai pengendalian biaya yang lebih baik.
by gtEgaransi | Aug 16, 2023 | Return Merchandise Authorization
Return Merchandise Authorization (RMA) menjadi aspek penting dalam warranty management system. Sebab, RMA membantu merampingkan proses pengembalian produk dan memastikan bahwa pelanggan menerima bantuan yang tepat ketika produk yang dibelinya bermasalah.
Mari simak lebih lanjut apa itu RMA dan bagaimana cara kerjanya.
Apa Itu Return Merchandise Authorization (RMA)?
Return Merchandise Authorization (RMA) adalah proses mengelola pengembalian produk atau barang dagangan dari pelanggan ke produsen atau penjual. RMA menjadi prosedur yang memfasilitasi kelancaran penanganan pengembalian, perbaikan, penggantian, atau pengembalian uang untuk produk yang cacat, rusak, atau tidak diinginkan.
RMA umumnya digunakan dalam berbagai industri seperti elektronik, barang konsumen, dan manufaktur.
Bagaimana Cara Kerja Return Merchandise Authorization (RMA)?
Proses RMA biasanya melibatkan komponen penting berikut:
- Customer initiates a request: pembeli menghubungi untuk meminta pengembalian atau penukaran produk.
- RMA approval: Penjual atau produsen meninjau permintaan dengan menentukan apakah produk memenuhi syarat untuk dikembalikan atau diganti berdasarkan kebijakan dan ketentuan garansi.
- RMA number and instructions: Jika permintaan disetujui, maka nomor RMA akan diterima pembeli, yang berfungsi sebagai pengidentifikasi unik untuk melacak proses pengembalian.
- Packaging and shipping: Pelanggan mengemas produk dengan benar, mengikuti petunjuk, dan mengembalikannya ke penjual atau produsen.
- Product inspection: Penjual atau pabrikan memeriksa produk untuk memverifikasi masalah yang dilaporkan dan menilai kelayakannya untuk diperbaiki, diganti, atau dikembalikan.
- Resolution: Penjual atau pabrikan mengambil tindakan seperti perbaikan produk, menggantinya dengan yang baru, mengembalikan uang, atau alternatif lainnya tergantung pada kebijakan dan keadaan pengembalian.
Praktik Terbaik untuk Mengelola RMA
Untuk mengelola proses RMA secara efektif, bisnis harus mempertimbangkan penerapan praktik terbaik berikut:
- Berikan kebijakan dan instruksi pengembalian yang jelas kepada pelanggan agar mereka tidak bingung. Komunikasikan dengan jelas ketentuan pengembalian, pedoman pengemasan, hingga jadwal waktu.
- Bekali staf dengan pengetahuan dan alat yang diperlukan untuk menjawab pertanyaan pelanggan, memberikan pembaruan, dan memastikan proses penyelesaian yang lancar.
- Manfaatkan software RMA untuk melacak dan mengelola pengembalian. Dengan sistem pelacakan, bisnis dapat memantau status pengembalian, menganalisis pola, dan meningkatkan efisiensi operasional.
Tipe-Tipe RMA
Saat ini terdapat beberapa tipe RMA, antara lain:
- Credit only: hanya memberikan pengembalian dana, tanpa mengembalikan produk.
- Repair: memperbaiki produk.
- Repair and invoice: perbaiki produk dan kirimkan tagihan kepada pelanggan untuk perbaikan tersebut.
- Replacement: mengirim produk ganti ke pelanggan dan menerima produk yang dikembalikan.
- Receipt and credit: menerima produk yang dikembalikan dan memberikan pengembalian dana.
- Receipt and no credit: menerima produk yang dikembalikan tanpa pengembalian dana.
- Reject and ship back: menolak pengembalian berdasarkan pemeriksaan produk yang dikembalikan, dan mengirimkan produk kembali ke pelanggan.
Manfaat Mengimplementasikan RMA
Menerapkan sistem Return Merchandise Authorization (RMA) menawarkan beberapa keuntungan bagi bisnis, seperti:
- Proses yang efisien: Sistem RMA menyediakan kerangka kerja terstruktur untuk menangani pengembalian dan penggantian.
- Pengumpulan dan analisis data: Sistem RMA mengumpulkan data berharga tentang pengembalian produk dan alasan pengembalian.
- Meningkatkan kepuasan pelanggan: Sistem RMA yang terstruktur dengan baik memungkinkan pengembalian atau penukaran yang mudah, menghasilkan kepuasan pelanggan yang lebih baik.
- Komunikasi yang efisien: Sistem RMA memfasilitasi komunikasi yang jelas antara pelanggan, tim pendukung, dan departemen lain yang terlibat dalam proses pengembalian.
Return Merchandise Authorization (RMA) Software
Untuk membantu mengelola seluruh proses RMA, penggunaan software akan sangat membantu perusahaan. Software RMA membantu perusahaan menangani pengembalian, klaim garansi, perbaikan, dan penggantian secara efisien sambil mempertahankan komunikasi yang jelas dengan pelanggan selama proses berlangsung.
Namun perlu diingat bahwa software RMA mungkin memiliki fitur dan prosesnya sendiri yang spesifik, jadi penting untuk membiasakan diri Anda dengan panduan pengguna dan materi pelatihan apa pun yang disediakan oleh penyedia perangkat lunak.
Kesimpulan
RMA adalah bagian integral dari warranty management system karena membantu memastikan proses yang konsisten dan terorganisir untuk menangani kerusakan dan pengembalian produk, yang pada akhirnya mengarah pada kepuasan pelanggan.
Software yang tepat bisa membantu memuluskan proses kerja manajemen RMA itu. Sidig, warranty management system berbasis cloud menawarkan fitur lengkap untuk mengelola pengembalian produk yang mudah dan efisien.
by gtEgaransi | Aug 15, 2023 | Blog, Manajemen Garansi
Garansi saat ini merupakan pelayanan purna jual yang memiliki peran krusial. Tak heran, perusahaan pun perlu berfokus pada warranty management system alias sistem manajemen garansi yang baik.
Pasalnya, garansi menjadi jaminan dari produsen atau penjual tentang kualitas dan layanan produk tertentu.
Pada layanan garansi, biasanya perusahaan memberikan beberapa kompensasi, seperti jasa perbaikan, penggantian suku cadang, hingga pengembalian uang, tentunya dengan syarat dan ketentuan yang berlaku.
Tapi tak cuma pelanggan yang bakal diuntungkan dengan adanya garansi, sebab produsen akan dapat menghindari risiko potensial dari cacat produk dan kerusakan.
Warranty Management System dan Fungsinya
Warranty Management System merupakan suatu platform yang digunakan perusahaan untuk mengelola seluruh proses layanan garansi. Ia menawarkan informasi lengkap yang terperinci kepada pengguna bisnis tentang data klaim garansi, garansi yang masih berlaku, penyelesaian klaim hingga pemulihan pemasok, yaitu pengembalian biaya dan mengembalikan produk yang rusak ke pemasok.
1. Meningkatkan kepuasan pelanggan
Warranty Management System memberikan pelayanan yang cepat dan tepat dalam menangani klaim garansi. Hal ini membuat pelanggan merasa dihargai dan puas dengan layanan purna jual perusahaan.
Karena dengan kemudahan klaim garansi, bisa berefek pada pembentukan loyalitas pelanggan dalam jangka panjang. Pelanggan akan merasa aman mengetahui produk yang mereka beli ada jaminan jika terjadi kerusakan.
2. Analisis data dan evaluasi
Warranty Management System juga berfungsi untuk menjadi alat analisis data yang mendalam, yang memudahkan perusahaan bisa mengambil tindakan untuk evaluasi.
Dengan data klaim yang terkumpul dalam sistem, perusahaan dapat menganalisis tren kerusakan dan mengidentifikasi masalah produk lalu melakukan perbaikan.
Jika ternyata klaim garansi dari pelanggan meningkat, perusahaan dapat melakukan evaluasi terhadap supplier dan bagian produksi. Evaluasi secara rutin mampu mengurangi potensi kerugian pada perusahaan dan menjaga mutu produk.
3. Integrasi dengan pemasok
Selain data klaim yang tersaji detail, Warranty Management System memungkinkan komunikasi yang konsisten antara berbagai departemen dalam perusahaan maupun pemasok, sehingga informasi tentang persediaan suku cadang dan layanan perbaikan dan lainnya dapat dipantau dengan lebih baik.
Pentingnya Menggunakan Warranty Management System
Menilik dari fungsinya, warranty management system menawarkan beberapa manfaat untuk pelayanan garansi yang lebih nyaman dan cepat, antara lain:
1. Klaim garansi mudah dan bisa dari mana saja
Metode garansi fisik menggunakan kertas yang harus diproses secara manual tak diperlukan lagi. Dengan sistem elektronik yang bisa diakses online, pembeli tak perlu lagi dipusingkan dengan merawat Kartu Garansi.
Karena sistem online itu, proses klaim bisa dilakukan lebih mudah dan cepat dari mana saja. Konsumen bisa mengklaim ke cabang yang berbeda, bukan di tempat ia membeli produk.
Solusi garansi digital dari Sidig, membantu mengatasi masalah klaim garansi yang ribet karena klaim garansi bisa dilakukan dengan scanning QR code. Sehingga prosesnya bisa dilakukan secara online dan dari mana saja.
2. Persetujuan garansi lebih cepat
Karena segala aktivitas dan proses bisa dilakukan dengan beberapa klik saja, proses persetujuan garansi pun bisa lebih cepat.
Pelanggan dapat mengajukan klaim garansi melalui sistem. Klaim ini dapat melibatkan perbaikan, penggantian, atau layanan terkait garansi lainnya. Sistem mengelola seluruh proses klaim, mulai dari pengajuan hingga penyelesaian.
3. Lebih aman
Sistem sering menyertakan alur kerja validasi dan persetujuan untuk memastikan bahwa klaim garansi sah sebelum melanjutkan dengan perbaikan atau penggantian. Ini membantu mencegah penipuan dan penyalahgunaan jaminan.
Dengan Sidig misalnya, terdapat fitur kode QR di mana manufaktur bisa memberitahu bahwa pembeli telah membeli produk original. Sehingga pembeli tidak dapat berlaku curang dengan menunjukkan produk identik atau kartu garansi yang diduplikasi.
Sidig bisa menjadi solusi tepat bagi Anda yang membutuhkan warranty management system unggul. Sebab platform Sidig membantu mengelola garansi produk mulai dari pelacakan, pemrosesan, dan pengelolaan jaminan untuk produk yang diproduksi atau dijual perusahaan. Pelanggan pun dapat mengajukan klaim garansi menjadi lebih efektif dan efisien.
by gtEgaransi | Aug 9, 2023 | Return Merchandise Authorization
Return Merchandise Authorization (RMA) adalah sistem yang umum diadopsi atau digunakan oleh banyak perusahaan untuk memproses dan mengelola pengembalian serta penggantian produk secara efektif.
Mulai dari pembuatan awal RMA hingga pengiriman produk baru atau yang sudah diperbaiki, optimalisasi alur kerja adalah kunci keberhasilan operasi 3PL (third-party logistics).
Tetapi supply chain management sudah cukup rumit dalam hal mengatur distribusi produk, sehingga kendala dalam hal manajemen pengembalian bisa saja muncul. Terlebih jika tidak ada komunikasi internal dan software manajemen pengembalian yang kompeten.
Oleh karena itu, artikel ini akan membahas masalah umum dalam proses alur kerja RMA serta beberapa solusi untuk masalah tersebut. Mari Simak!
1. Desain Antarmuka yang Kacau
Kesederhanaan adalah kunci dalam hal antarmuka pengguna dan pengalaman pengguna software RMA . Keluhan umum dari pengguna software mencakup tombol menu yang rumit, alat yang sulit dipahami, dan navigasi katalog yang tidak jelas atau ambigu.
Antarmuka pengguna perangkat lunak manajemen layanan pengembalian harus mudah digunakan namun tetap mampu memenuhi kebutuhan kompleks seperti pembuatan tiket klaim garansi.
2. Kurangnya Bantuan Manajemen Inventaris
Antara pemberi otorisasi, penyedia layanan, dan konsumen, ada banyak titik di mana tiket SKU atau RMA bisa salah tempat atau hilang sama sekali. Jika software yang Perusahaan gunakan saat ini tidak memiliki otomatisasi manajemen inventaris atau fitur intuitif lainnya, itu pertanda bahwa inilah saatnya untuk beralih ke software lain.
Manajemen inventaris yang memadai akan menghindarkan penyedia layanan dari stres dan biaya tak terduga.
3. Informasi Pelanggan Tidak Akurat atau Tidak Lengkap
Tidak ada yang lebih mengganggu alur kerja internal selain hilangnya informasi pelanggan. Tentu saja, Anda mungkin dapat mengetahui perjalanan pengembalian barang tersebut, namun ketika tiba waktunya untuk memberitahu pelanggan bahwa barang baru atau barang yang diperbaiki telah selesai, apakah Anda memiliki informasi kontak yang benar?
Data pelanggan nampaknya merupakan hal paling sederhana yang seharusnya disimpan dalam sistem. Namun faktanya, data pelanggan yang tidak akurat adalah masalah umum bagi banyak Perusahaan, terutama di dunia ritel.
Dari klaim garansi hingga penerapan promosi email, keberhasilan pemrosesan tugas administratif sangat bergantung pada kemampuan CRM perangkat lunak Anda. Pastikan portal manajemen pelanggan Anda menampung alamat dan detail kontak yang akurat. Ketidakmampuan untuk menyimpan informasi ini secara akurat dapat menyebabkan kegagalan notifikasi SMS dan hubungan pelanggan yang buruk.
4. Tidak Ada Pelacakan Tiket
Pembaruan pelacakan tiket harus dapat dilihat oleh semua orang dalam proses alur kerja dan seterusnya. Itu termasuk pemberi izin, sesama penyedia layanan, kurir, dan pelanggan.
Karenanya, sistem tanpa kemampuan pelacakan adalah cara cepat menuju hubungan pelanggan yang buruk dan keretakan kemitraan. Saat tiket dibuat, perjalanannya harus terlihat dari penerimaan hingga pengiriman dan detail barang harus mudah diakses di sistem.
Jika software RMA dioptimalkan dengan tepat, fitur pelacakan tiket akan terintegrasi dengan data CRM, memungkinkan memicu pemrosesan status alur kerja untuk kemudian mengirimkan pemberitahuan email dan SMS. Contoh pemicu status ini mencakup pembaruan kemajuan, permintaan, pembaruan penyelesaian, dan penerimaan RMA.
Demikian beberapa masalah umum dalam proses alur kerja RMA yang bisa ditangani menggunakan software.
Jika perusahaan Anda berkecimpung dalam dunia logistic yang membantu Perusahaan melakukan tugas seputar supply chain management, maka harus responsif terhadap permintaan pelanggan dan pemberi otorisasi dengan menyediakan berbagai kemampuan teknis dan integrasi internal.
